Descubra como a otimização de processos pode impulsionar as vendas e atingir metas comerciais de forma eficiente e produtiva. Neste artigo, exploraremos estratégias práticas para aprimorar os processos internos, com foco na área comercial e de vendas.

A importância da otimização de processos nas metas comerciais

A otimização de processos é fundamental para o sucesso de qualquer organização, especialmente quando o objetivo é atingir metas comerciais e de vendas. Processos eficientes, ágeis e bem definidos contribuem para uma melhor experiência do cliente, maior produtividade dos times, redução de custos e, consequentemente, aumento das receitas.

  • Melhoria da experiência do cliente
  • Aumento da produtividade dos times
  • Redução de custos operacionais
  • Aumento das receitas

Conceitos-chave para aprimorar processos internos

Neste artigo, vamos explorar como mapear, analisar e aprimorar processos internos, com foco na área comercial e de vendas. Veremos conceitos importantes como Exist e To Be, Service Level Agreement (SLA), e indicadores-chave de performance que devem ser monitorados.

  • Mapeamento e análise de processos internos
  • Conceitos de Exist e To Be
  • Service Level Agreement (SLA)
  • Indicadores-chave de performance

Estratégias para engajar times e áreas distintas

Também apresentaremos exemplos práticos de processos de vendas, os gargalos e problemas que podem surgir, e como otimizá-los para impulsionar o fechamento de novos negócios e o cumprimento de metas.

  • Identificação de gargalos e problemas nos processos de vendas
  • Otimização para impulsionar o fechamento de novos negócios
  • Cumprimento de metas comerciais

A evolução contínua dos processos

Um processo realmente eficiente está sempre evoluindo e sendo aprimorado. Não existe processo perfeito, e mesmo aqueles que já foram otimizados devem ser constantemente reavaliados.

  • Evolução contínua dos processos
  • Aprimoramento constante
  • Reavaliação de processos otimizados

O papel do gestor na otimização de processos

O gestor tem um papel fundamental de garantir times bem alocados, processos fluidos e a otimização contínua dos mesmos. No entanto, ele não deve impor unilateralmente mudanças, e sim engajar os membros dos times para que contribuam com sugestões e se sintam corresponsáveis.

  • Garantia de times bem alocados
  • Processos fluidos
  • Otimização contínua
  • Engajamento dos membros dos times

Incorporando visões externas para otimização de processos

Uma boa estratégia é contar com pessoas externas ao processo para mapear e diagnosticar possíveis melhorias. Assim, consegue-se ter uma visão isenta, aumentando a transparência sobre eventuais problemas que as pessoas podem não se sentir confortáveis em expor para gestores e colegas de trabalho.

  • Incorporação de visões externas
  • Mapeamento e diagnóstico de melhorias
  • Aumento da transparência nos processos

Exemplos práticos de otimização de processos de vendas

Para ilustrar como otimizar processos que impactam vendas, vamos analisar dois casos:

  • Caso 1: Fechamento de Contratos
  • Caso 2: Gestão de Leads
  • Identificação de gargalos e problemas nos processos de vendas
  • Otimização para impulsionar o fechamento de novos negócios
  • Cumprimento de metas comerciais

Otimizando Processos para Aumentar a Eficiência

Identificou-se que o tempo de aprovação dos contratos estava muito alto, acima de 20-30 dias em média, o que gerava insatisfação dos clientes e resultava em atrasos no início das vendas. Ao mapear detalhadamente o processo, percebeu-se que a etapa do jurídico de revisar e aprovar os contratos estava demorando demais.

  • Tempo de aprovação dos contratos acima de 20-30 dias em média
  • Insatisfação dos clientes devido à demora
  • Atrasos no início das vendas devido à demora na aprovação dos contratos
  • Identificação da demora na etapa do jurídico ao revisar e aprovar os contratos

Redução de SLA e Melhoria na Eficiência do Processo

Foi feita uma redução no SLA da atividade de revisão e aprovação dos contratos, passando de 20 para 5 dias, em acordo com o jurídico. Como consequência, o tempo total do processo diminuiu drasticamente, os clientes ficaram mais satisfeitos e as vendas puderam ser concretizadas mais rapidamente.

  • Redução do SLA de revisão e aprovação dos contratos de 20 para 5 dias
  • Diminuição drástica do tempo total do processo
  • Aumento da satisfação dos clientes
  • Aceleração das vendas devido à redução do tempo de aprovação dos contratos

Padronização e Agilidade no Envio de Informações do Cliente

No caso do envio das informações do cliente para análise interna, foram identificados problemas como falta de padronização, ausência de SLA por área, falta de um dono definido para consolidar as informações e demora alta para reunir tudo. Esses gargalos geravam desalinhamento entre áreas, retrabalho e atrasos no processo comercial.

  • Falta de padronização no envio das informações do cliente
  • Ausência de SLA por área para a análise interna
  • Demora alta para reunir as informações do cliente
  • Desalinhamento entre áreas devido aos gargalos identificados

Ações para Solucionar Problemas e Melhorar o Processo

Para solucionar os problemas no envio das informações do cliente, foram tomadas ações como a definição de templates padronizados, estabelecimento de SLA de 2 dias para consolidação das informações e a indicação da área de Operações como dona do processo de coleta e organização dos dados do cliente.

  • Definição de templates padronizados para o envio das informações do cliente
  • Estabelecimento de SLA de 2 dias para consolidação das informações
  • Indicação da área de Operações como dona do processo de coleta e organização dos dados do cliente
  • Ações para solucionar problemas e melhorar a eficiência do processo de envio das informações do cliente

Metodologia Exist & To Be para Melhoria de Processos

A metodologia Exist & To Be é uma abordagem em duas fases que permite primeiro entender profundamente os fluxos, dependências e resultados atuais para depois reformulá-los com assertividade. Nos casos apresentados, a metodologia foi aplicada para identificar gargalos nos processos e propor melhorias, resultando em eficiência e satisfação dos clientes.

  • Fotografar o processo atual, sem viés ou julgamento
  • Mapear cada etapa, inputs e outputs
  • Entender tempos, volumes, responsáveis e indicadores
  • Identificar dores e gargalos por meio de entrevistas
  • Desenhar o processo ideal, otimizado
  • Remover etapas que não agregam valor
  • Simplificar atividades manuais, buscando automação
  • Definir SLAs adequados para cada fase
  • Alinhar times envolvidos em torno do novo processo

Indicadores-Chave em Processos de Venda

Alguns indicadores-chave devem ser monitorados em processos comerciais e de venda.

  • Tempo de ciclo: tempo total do funil de vendas, desde o primeiro contato qualificado até a contratação efetiva do cliente.
  • Taxa de conversão por estágio: % de leads/oportunidades que avançam em cada etapa do funil (ex: % de propostas que viraram vendas)
  • SLA por atividade: tempo máximo para conclusão de tarefas em cada fase do processo.
  • NPS (Net Promoter Score): métrica de satisfação dos clientes em relação à experiência no processo de venda.
  • Rastreando indicadores como esses, fica muito mais fácil identificar gargalos e alavancas para tornar o processo mais produtivo e eficaz.

Fatores Críticos de Sucesso

Podemos resumir alguns fatores críticos para otimizar processos que impactam vendas.

  • Mapear o processo Exist antes de propor melhorias
  • Envolver times e áreas diversas, alinhando todos em torno dos objetivos
  • Definir donos de processos (RACIs) para cada atividade
  • Estabelecer SLAs realistas, mas desafiadores para cada fase
  • Monitorar indicadores-chave como tempo de ciclo, NPS e taxas de conversão
  • Focar na experiência e satisfação do cliente
  • Criar processo contínuo de melhoria, com ciclos rápidos de priorização e implementação de melhorias

Conclusão

Ao adotar uma cultura de processos com melhoria contínua e engajamento dos times, é possível superar metas de vendas consideradas fora do alcance. Pequenas otimizações em processos internos refletem em grande impacto no resultado final, impulsionando o sucesso comercial da empresa.