Aprenda as etapas iniciais essenciais para um projeto Lean Six Sigma e como obter o máximo de informações sobre os problemas prioritários de uma empresa.

Obtenção do projeto

A primeira etapa é conseguir que uma empresa aceite realizar um projeto Lean Six Sigma. Isso envolve convencer os tomadores de decisão dos benefícios de se investir nesse tipo de projeto.

  • Explicar o que é um projeto Lean Six Sigma e suas fases (DMAIC)
  • Ressaltar que haverá consultores experientes dando suporte
  • Destacar que não haverá custos para a empresa, pois é um projeto de treinamento
  • Garantir que não haverá prejuízos para os processos da empresa
  • Oferecer contratos para mitigar riscos trabalhistas

Voice of Customer (VOC)

Após a aprovação, é hora de entender as dores da empresa. Isso é feito por meio do Voice of Customer (Voz do Cliente ou VOC).

  • Conversar com os principais tomadores de decisão para identificar qual área ou processo está enfrentando mais problemas
  • Identificar as dores da empresa, como qualidade de produtos/serviços, custos elevados e atrasos nos processos
  • Entender as necessidades e expectativas dos clientes

Identificação da Área Prioritária

Ao analisar as questões de entregas, baixa produtividade e problemas com layout e fluxo, é crucial identificar a área prioritária para resolução de problemas. Isso pode ser feito por meio do VOC (Voice of Customer) que apontará a área prioritária para resolução de problemas.

  • Realizar pesquisas de satisfação com clientes para identificar as principais áreas de insatisfação
  • Analisar feedbacks e reclamações dos clientes para identificar padrões de problemas
  • Realizar análises de processos internos para identificar gargalos e ineficiências

Matriz de Priorização

Com a área prioritária definida, o próximo passo é montar uma matriz de priorização de projetos. Nela serão listados todos os possíveis projetos, vindos de diversas fontes, como VOC, indicadores da empresa, planejamento estratégico, análises iniciais (gemba walks) e custo da baixa qualidade. Cada projeto será pontuado em critérios importantes para a empresa, como impacto financeiro, exequibilidade, tempo de retorno, etc.

  • Listar todos os projetos potenciais vindos de diversas fontes, como VOC, indicadores da empresa, planejamento estratégico, análises iniciais e custo da baixa qualidade
  • Pontuar cada projeto em critérios como impacto financeiro, exequibilidade e tempo de retorno
  • Selecionar o projeto mais adequado para o momento, priorizando o que mais impacta a empresa

Análise de Riscos

Antes de iniciar o projeto, é essencial mapear os principais riscos que ele poderá enfrentar. Para isso, faz-se uma análise de riscos considerando diversos aspectos, como os riscos específicos do projeto, a probabilidade de ocorrência de cada risco e o impacto de cada um. Com esses pontos avaliados, torna-se possível criar planos de prevenção e contingência para os riscos.

  • Identificar os riscos específicos que o projeto poderá enfrentar
  • Avaliar a probabilidade de ocorrência de cada risco
  • Analisar o impacto de cada risco na execução do projeto
  • Desenvolver planos de prevenção e contingência para os riscos identificados

Termo de Abertura

O documento formal de abertura do projeto é o termo de abertura. Ele deve conter informações detalhadas, como o título e objetivo do projeto, descrição detalhada do problema, métricas operacionais e financeiras, partes interessadas, premissas e restrições. O termo de abertura precisa ser assinado por todos os envolvidos para formalizar o início do projeto.

  • Incluir o título e objetivo do projeto no termo de abertura
  • Descrever detalhadamente o problema a ser resolvido, incluindo dimensão e impacto financeiro
  • Identificar as métricas operacionais e financeiras que serão utilizadas para avaliar o projeto
  • Listar todas as partes interessadas no projeto
  • Especificar as premissas e restrições que devem ser consideradas durante a execução do projeto

Cronograma e Ferramentas de Gerenciamento

Para gerenciar o projeto, é fundamental estabelecer um cronograma e utilizar ferramentas de gerenciamento adequadas. O cronograma definirá as etapas do projeto, os prazos para cada atividade e a alocação de recursos, enquanto as ferramentas de gerenciamento auxiliarão na organização, comunicação e acompanhamento das tarefas.

  • Definir as etapas do projeto e os prazos para cada atividade no cronograma
  • Alocar recursos de forma eficiente para cada etapa do projeto
  • Utilizar ferramentas de gerenciamento para organizar e acompanhar as tarefas do projeto
  • Estabelecer canais eficazes de comunicação entre os membros da equipe

Metodologias de Gerenciamento de Projetos

Ao gerenciar um projeto, é essencial escolher a metodologia mais adequada para garantir o sucesso. Duas abordagens comuns são o cronograma tradicional e o Scrum, cada um com suas particularidades.

  • Cronograma tradicional segue o método cascata, detalhando todas as fases e entregas do projeto.
  • Scrum envolve a criação de um board no Trello ou Jira para gerenciar o projeto por sprints, permitindo maior flexibilidade e adaptabilidade.
  • Independentemente da abordagem escolhida, é crucial utilizar uma ferramenta de acompanhamento para garantir a eficiência e a transparência no gerenciamento do projeto.

Foco no Problema, Não na Solução

Antes de iniciar o desenvolvimento de soluções para um problema, é fundamental compreender profundamente a raiz do problema e suas causas subjacentes. Este é um passo crucial para garantir que as soluções propostas sejam embasadas em dados e fatos.

  • É essencial iniciar o projeto com uma análise detalhada do processo, mapeando seu fluxo e identificando as variáveis envolvidas.
  • A quantificação, medição e análise das informações coletadas ajudarão na identificação das verdadeiras causas raízes do problema, orientando a busca por soluções eficazes.
  • Ao adotar essa abordagem, as soluções propostas serão embasadas em dados concretos, aumentando as chances de sucesso na resolução do problema.

Transição para a Fase de Definição

Após compreender a natureza do problema, inicia-se a fase de Definição no processo DMAIC, onde o problema é minuciosamente mapeado em preparação para a próxima etapa, a fase de Medição.

  • Durante a fase de Definição, o problema é detalhadamente descrito e analisado, estabelecendo uma base sólida para as etapas subsequentes do processo DMAIC.
  • A fase de Definição é crucial para garantir que o problema seja compreendido em sua totalidade, facilitando a identificação de métricas e indicadores relevantes para a fase de Medição.
  • Ao estabelecer uma definição clara do problema, a equipe estará preparada para avançar para as próximas fases do processo DMAIC com maior precisão e eficiência.

Conclusão

Ao seguir as etapas com disciplina, as chances de sucesso em um projeto Lean Six Sigma aumentam substancialmente, garantindo benefícios significativos para a empresa.