A Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é uma ferramenta crucial para o gerenciamento eficaz de projetos. Este artigo explora sua importância, construção eficiente, evitando armadilhas como o ‘gold plating’, a diferença entre pacotes de trabalho e pacotes de planejamento, e fornece um exemplo prático de aplicação.

O que é a EAP e por que ela é importante

A Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é uma representação visual de tudo que deve ser entregue em um projeto. Ela organiza e divide o projeto em partes menores e gerenciáveis. Em outras palavras, a EAP mostra a ‘árvore’ de entregas necessárias para concluir um projeto com sucesso. As entregas de nível mais alto representam os principais resultados ou objetivos. E essas entregas são então divididas em componentes menores, até chegar em pacotes de trabalho. Os benefícios de se construir uma EAP incluem: Ter uma visão completa de tudo que precisa ser feito; Facilitar o planejamento, execução e acompanhamento do projeto; Ajudar a garantir que nada seja esquecido ou deixado de fora; Permitir atribuir responsáveis para cada pacote de trabalho; Servir como base para construir o cronograma detalhado.

  • A EAP é uma representação visual das entregas de um projeto
  • Organiza e divide o projeto em partes menores e gerenciáveis
  • Facilita o planejamento, execução e acompanhamento do projeto
  • Evita que algo seja esquecido ou deixado de fora
  • Permite a atribuição de responsáveis para cada pacote de trabalho
  • Serve como base para construir o cronograma detalhado

Como construir uma EAP eficiente

A construção da EAP não é uma tarefa a ser feita somente pelo gerente de projetos. É essencial envolver as pessoas que vão executar o trabalho para levantar todos os detalhes necessários. A EAP deve ser construída por meio de sessões de brainstorming com os membros da equipe. O gerente de projetos atua como facilitador, fazendo as perguntas certas para extrair o máximo de informações possível. O nível de detalhamento da EAP pode variar de acordo com o tamanho e complexidade de cada projeto. Mas, de modo geral, deve-se quebrar as entregas até o ponto no qual se possa atribuir responsáveis. Algumas boas práticas para construir uma EAP eficiente incluem: Começar listando os principais entregáveis baseado nos requisitos já levantados; Para cada entrega, identificar os componentes necessários no nível mais detalhado possível; Verificar se alguma atividade importante pode ter sido esquecida; Eliminar qualquer item desnecessário.

  • Envolver as pessoas que vão executar o trabalho na construção da EAP
  • Realizar sessões de brainstorming com os membros da equipe
  • O gerente de projetos atua como facilitador
  • Quebrar as entregas até o ponto de atribuir responsáveis
  • Listar os principais entregáveis baseado nos requisitos levantados
  • Identificar os componentes necessários para cada entrega
  • Verificar se alguma atividade importante foi esquecida
  • Eliminar qualquer item desnecessário

O que é gold plating e como evitá-lo

Gold plating é quando você inclui elementos desnecessários na EAP que não agregam valor real ao projeto. Em outras palavras, é fazer mais do que o requerido, desperdiçando tempo e recursos. Isso pode acontecer por vários motivos, como por exemplo:

  • Querer impressionar o cliente fazendo algo extra não solicitado
  • Incluir uma atividade apenas porque parece interessante ou divertida
  • Não compreender claramente os requisitos e entregas necessárias
  • Permitir escopo creep, adicionando novos requisitos não planejados

Dicas para evitar o gold plating

Algumas dicas para evitar o gold plating:

  • Revisar constantemente os requisitos do projeto
  • Questionar a real necessidade e o valor agregado de cada item da EAP
  • Eliminar qualquer elemento que não esteja diretamente ligado às entregas principais
  • Não assumir o que o cliente quer, sempre confirmar junto a ele
  • Ter cuidado ao permitir mudanças de escopo não planejadas

Diferença entre pacotes de trabalho e pacotes de planejamento

Na EAP, existem dois tipos de elementos:

  • Pacotes de trabalho: são as ‘folhas’ da árvore, o nível mais baixo ao qual uma atividade ou entrega foi descrita. Os pacotes de trabalho serão detalhados posteriormente no cronograma.
  • Pacotes de planejamento: são contêineres para agregar e organizar pacotes de trabalho relacionados. O pacote de planejamento só pode ser considerado concluído quando todas as atividades dentro dele também estiverem finalizadas.

O que é a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

A Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é uma ferramenta crucial para visualizar, organizar e acompanhar todas as entregas de um projeto. Sua construção envolve quebrar os principais objetivos em atividades menores e gerenciáveis.

  • A EAP é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de projetos, permitindo uma visão clara e organizada das entregas
  • Ela ajuda a desdobrar os principais objetivos do projeto em atividades menores e mais gerenciáveis
  • A construção da EAP é fundamental para o sucesso na entrega de projetos ao cliente

Principais elementos da Estrutura Analítica de Projetos

A EAP é composta por pacotes de planejamento, que representam as principais entregas do projeto, e pelas atividades específicas que compõem cada pacote de planejamento.

  • Os pacotes de planejamento representam as principais entregas do projeto
  • As atividades específicas compõem cada pacote de planejamento
  • A diferenciação entre pacotes de planejamento e atividades é importante para atribuição de responsabilidade e acompanhamento de progresso

Exemplo prático de construção de uma EAP

Um exemplo prático de construção de uma EAP é a implantação de um novo sistema de gestão empresarial, onde as entregas de alto nível são customização, conversão de dados, integrações, treinamento e manutenção.

  • A EAP pode ser aplicada em projetos reais, como a implantação de um novo sistema de gestão empresarial
  • As entregas de alto nível devem ser identificadas para iniciar a construção da EAP
  • A partir das entregas principais, é possível desdobrar a EAP em atividades mais específicas e gerenciáveis

Detalhamento da Estrutura Analítica de Projetos

A EAP deve ser detalhada o suficiente para permitir a atribuição de responsáveis e a construção do cronograma com estimativas de duração. À medida que o projeto avança, é possível descer ainda mais o nível de detalhamento dos pacotes de trabalho, dividindo grandes atividades em subtarefas menores.

  • A EAP deve conter detalhes que permitam a atribuição de responsáveis e a construção do cronograma
  • É importante atualizar constantemente a EAP à medida que o projeto se desenvolve
  • Os pacotes de trabalho podem ser detalhados em subtarefas menores à medida que o projeto avança

Conclusão

A Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é uma ferramenta poderosa para planejar e controlar projetos. Ao seguir as melhores práticas, você pode garantir o sucesso nas entregas ao cliente. Este artigo oferece insights valiosos para desenvolver EAPs eficientes e alcançar o sucesso em seus projetos.