Esse artigo vai te dar uma visão global de indicadores!
Ao longo da leitura você poderá se aprofundar em alguns tópicos que desperte mais seu interesse ou mesmo seja mais importante para você. Há diversas ferramentas disponíveis para escrever, monitorar e conectar indicadores em uma empresa. Elas podem ser muito úteis tanto para gestores quanto equipes. Indicadores permitem visualizar os resultados, priorizar as tarefas e acompanhar a evolução do trabalho. Mantendo o time unido, focado e motivado.
O que são indicadores?
Abrimos esse artigo falando o quão importante é medir as ações e seus resultados. Indicadores são exatamente ferramentas que nos permitem monitorar e avalias o progresso. Entender se dada ação está indo no caminho certo para atingir os objetivos definidos. Basicamente, um indicador indica o caminho!
Dependendo da área de atuação, existirão indicadores qualitativos e quantitativos. Quando se trata de química e biologia, por exemplo, algumas reações entre componentes podem apontar resultados devido à cor resultante de uma mistura. Os testes de gravidez encontrados em farmácias e os testes rápidos de COVID são ótimos exemplos desses indicadores qualitativos: positivo ou negativo, reagente ou não-reagente.
Aqui nesse artigo vamos abordar indicadores quantitativos, numéricos. Eles podem ser categorizados de diversas formas, como veremos a seguir.
Quais são os tipos de indicadores?
Podemos agrupar e classificar indicadores por várias características de acordo com nossa necessidade. Uma forma genérica de separá-los é de acordo com:
- sua natureza;
- o objeto alvo da medição e;
- o âmbito de abrangência.
O mais interessante aqui para nosso artigo é que você entenda que um indicador é o resultado de uma mensuração. Entender essa classificação é mais uma questão de ampliar seu repertório para saber como medir os processos ou que você se envolve. Escolher uma característica específica e observável de um processo, de um produto, um plano ou até um projeto é o que te permite avaliar um cenário ou o progresso.
É recomendado que cada resultado buscado tenha, pelo menos um indicador para avaliar o quão próximo de atingir o resultado estabelecido.
Se você estudou administração e áreas correlatas, talvez ouviu falar sobre Balanced Scorecard, ou BSC. Essa é uma estratégia de gerenciamento por indicadores. A estratégia indica que exista quatro perspectivas, áreas de foco, de indicadores para avaliar o negócio como um todo, de forma equilibrada. As perspectivas do BSC são indicadores Financeiros, sobre o Cliente, orientados aos Processos Internos e sobre Aprendizado e Crescimento das pessoas da organização. Os indicadores escolhidos para cada uma dessas perspectivas podem, e devem, se relacionar entre si. E todos deverão contribuir para a visão e a estratégia do negócio.
Qual a função dos indicadores?
O Balanced Scorecard já te deu uma boa dica da utilidade de indicadores, certo?
Indicadores nos permite avaliar, monitorar e ajustar a rota de um projeto, um plano de ação e de um processo, por exemplo.
Indicadores devem apontar de forma válida, confiável e precisa do progresso de um projeto ou da situação de uma linha de produção, ou até do nível de qualidade de um produto.
Como criar um indicador?
Como apontei anteriormente, recomenda-se que cada objetivo ou resultado desejado seja passível de medição por um indicador.
Na vida real esse processo de escolher indicadores pode ser mais complicado que parece.O intuito é sempre poder avaliar uma situação com base em alguns números, e investigar mais a fundo alterações que levantar suspeitas.
Imagine que você está dirigindo um carro, alguns indicadores são importantes, mas existem vários outros que podem te ajudar a diagnosticar problemas específicos, ou pelo menos, levantar suspeitas. Saber a velocidade e poder verificar o nível do combustível parece o mínimo. Outras luzes e mostradores do painel mostraram outros indicadores. E vários deles serão importantes em momentos diferentes, na ocasião de um problema ou mesmo para avaliar o funcionamento geral do veículo em uma manutenção.
E assim entramos no conceito de KPI.
O que é KPI?
KPI significa Key Performance Indicator, ou indicador-chave de performance.
Um KPI é um indicador que permite uma avaliação rápida de um cenário mais amplo. Atente-se à nomeclatura: indicador-chave. É um indicador crítico para ser observado. Ele vai permitir um monitoramento geral.
Caso um KPI apresente alguma alteração relevante ou o responsável está em um momento de avaliação mais detalhada – talvez o fechamento do mês, por exemplo – outros indicadores serão analisados para traçar o diagnóstico da situaçã.
O KPI é um indicador quer permite essa visibilidade geral e, ao mesmo tempo, dá “dicas” de que algo está, ou não está, funcionando bem. E não existe receita de bolo aqui. Um KPI pode ser uma ótima escolha em um negócio, mas que não diz nada no seu negócio.
Em um mar de indicadores como escolher os KPIs certos?
Escolher o grupo de KPIs para acompanhar diariamente, por exemplo, é um trabalho de reflexão, tentativa e erro. Saber o horizonte temporal de análise é muito importante: alguns KPIs só poderão ser atualizados mensalmente, portanto, a análise em menor períodos não é possível!
Outra análise importante na hora de escolher os KPIs é sobre a sua capacidade, e velocidade de ação sobre o que ele estiver apontando. Tenha isso em mente. KPIs, em geral, serão retratos da saída de um processo, uma análise após o produto pronto ou uma atualização de projeto. KPIs permitem reações, e isso pode ser crítico em muitas situações, especialmente para processos com alto risco envolvido. Para esses casos estude parâmetros de processo pois eles te darão caminhos para ações proativas.😉
É importante pensar nessa parte operacional (coleta e apuração dos dados, frequência de análise, horizonte temporal para ação) para não arriscar ter KPIs sem confiabilidade, ou não atualizados no tempo necessário para permitir reagir.
Achou difícil?
Tudo bem. Nesse artigo vou te ajudar! Logo mais adiante tem um passo a passo completinho. Não queremos que a escolha de KPIs se torne uma tarefa complexa.
Mas antes tenho mais alguns conceitos importantes para deixar claro para você.
Qual a diferença entre objetivo, meta e indicador?
Calma aí! É verdade: Qual a diferença entre objetivo e meta?
E como eles se relacionam aos indicadores e KPIs?
Acredito que já ficou bem claro o que é indicador e KPI, certo? KPIs são os indicadores-chave para acompanhar a performance de um processo, setor ou projeto se estão cumprindo um certo objetivo.
Entre objetivo e meta a diferenciação fica por conta da abrangência e mensuração. Objetivos são amplos e na maioria das vezes são expressos somente de forma qualitativa. As metas são como desdobramentos do objetivo; são os passos, os marcos que devem ser completados. Atingindo todas as metas, a expectativa é que o objetivo traçado seja alcançado como consequência.
Vamos a alguns exemplos:
- Objetivo: viajar para o Alaska ano que vem.
- Meta 1: fazer um curso de organização de finanças pessoais no primeiro trimestre desse ano;
- Meta 2: escolher 3 fontes de renda alternativas para experimentar no segundo semestre desse ano;
- Meta 3: investir minhas economias no mês seguinte, de tal maneira que:
- 50% das minhas economias em uma carteira de investimentos moderada;
- 30% em uma conservadora e
- 10% em uma arrojada.
- Objetivo: eliminar reclamações de clientes.
- Meta 1: garantir pontualidade de entrega acima de 99% até o fim do ano corrente;
- Meta 2: reduzir o número de peças sucateadas e defeituosas a 2% até o fim do ano corrente;
- Meta 3: aumentar o OEE das máquinas da linha de produção para 75%, ou mais, em até 2 anos.
Passo a passo para definir um KPI
Pode realmente parecer complexo, mas se você seguir um raciocínio, como esse passo a passo que vou te ensinar agora, os KPIs vão ser definidos de forma muito simples e eficiente.
1. Defina o objeto e o objetivo
Defina qual será o objeto que seu KPI vai retratar. Pode ser um setor inteiro, ou um processo, a qualidade de um certo produto ou um projeto, por exemplo.
Determine também qual o objetivo para analisar esse objeto. KPIs servem para orientar na tomada de decisão, portanto volte aos objetivos estratégicos da empresa e veja como o objeto da sua análise pode contribuir.
2. Liste os indicadores e as metas associadas
Quais os indicadores que darão visibilidade do objetivo?
Faça uma lista deles e combine esses indicadores a metas para avaliar seu sucesso. Lembre-se do formato de metas SMART!
Volte sempre aos objetivos estratégicos da empresa: as metas estabelecidas nessa etapa devem ser calibradas para alcançar os objetivos estratégicos.
Agora está ficando bem mais fácil, certo?
3. Escolha os indicadores-chave, os KPIs
Dentre os indicadores listados escolha aqueles que representam a situação de forma mais completa. Poucos indicadores vão resumir a situação, às vezes até um só. E esse é o KPI. Não esqueça de estabelecer a forma correta de coletar os dados e como calcular o KPI (caso seja preciso).
Os outros indicadores mapeados serão utilizados para monitorar o objeto de forma micro, detalhada, com uma visão mais operacional.
4. Organize a rotina e eleja os responsáveis
Agora é só estabelecer a rotina, a frequência de monitoramento desses KPIs, e o responsável, ou grupo de responsáveis pela coleta dos dados e pelas atividades de monitoramento, avaliação e definição de ações.
O que é North Star Metric?
North Star Metric (NSM) literalmente significa métrica estrela guia ou a métrica da estrela norte.
North Star Metric deve descreve o valor que os clientes recebem em retorno ao preço que pagam. Que é exatamente onde toda a empresa deve estar focada: maximizar o valor para o cliente. NSM direciona faturamento e crescimento, porém não pode ser o faturamento em si, uma vez que deve estar intimamente conectada, centrada no cliente.
Para diferenciar NSM de todos os conceitos que tratamos nesse artigo tenha alguns pontos em mente. North Star Metric é:
- Um número;
- Mensurável;
- Focada no cliente;
- Orientada à geração de receita;
- Guia toda a empresa;
- Não é uma métrica de vaidade e
- É facilmente compreendida.
Alguns exemplos para você compreender a simplicidade e, ao mesmo tempo, robustez de uma North Star Metric:
- Airbnb: quantidade de noites reservadas;
- Medium: tempo total de leitura;
- Facebook: quantidade de usuários ativos diariamente;
- Spotify: tempo gasto ouvindo música;
- Uber: número de corridas diárias;
- Walmart: compras por usuário;
- Quora: número de perguntas respondidas.
O que é OKR?
Uma outra forma de desdobrar objetivos em indicadores vem ganhando muito destaque. A metodologia de OKRs ficou bem famosa depois que o Google adotou. A agilidade e a simplicidade dos OKRs são muito bem-vindas especialmente entre startups e empresas de tecnologia.
OKR significa Objective and Key Results, traduzindo para o português é Objetivos e Resultados-chave. Os Objectives são ambiciosos e qualitativos, porém são possíveis de serem alcançados. E os Key-results são um reflexo deles de forma mensurável e quantificável. Elas tornam o objetivo alcançável, esclarecem um caminho para seguir. Tanto Objectives quanto Key-results são desafiadores, porém são possíveis.
Objetivos respondem à pergunta “para onde ir?”. E os resultados-chave respondem a: “como saber se estou chegando lá?”.
A metodologia sinaliza que a revisão deve acontecer a cada trimestre, ou seja, é uma resposta rápida às mudanças de mercado e ajustes de rota ao longo do tempo. O que combina muito bem com o perfil flexível das startups e empresas de tecnologia, sempre em busca de adaptar-se às necessidades dos usuários, errar rápido para acertar mais rápido ainda.
OKRs conectam os objetivos macro da organização às ações operacionais cotidianas. Os times passam a ter mais clareza sobre o que precisam executar e mais foco nos resultados.
Qual a diferença entre OKR e KPI
Perceberam que OKRs e KPIs são complementares?
OKRs estabelecem um desejo, onde a empresa quer chegar, os key-results apontam o caminho. E o que mais indica o caminho? Indicadores!
Exato.
KPIs e indicadores compõem os key-results.
É uma hierarquia:
- Objectives estabelecem o destino;
- Key-results ditam o caminho a seguir;
- Alguns KPIs metrificam um key-result;
- Outros indicadores ajudam a detalhar o KPI em uma investigação mais detalhada.
Como definir OKRs?
Talvez agora você esteja pensando em como escrever OKRs para sua empresa. Como montar a estrutura de Objetivos e Resultados-chave?
Vou usar a mesma estrutura hierárquica que descrevi anteriormente para conectar todos os conceitos que mostrados nesse texto.
1. Momento de sonhar
Onde você quer que a empresa esteja nos próximos 3 meses?
É importante ter o horizonte temporal em mente, pois um Objetivo, de acordo com a metodologia OKRs, é desafiador, mas não impossível. Esse primeiro momento é uma reflexão ampla sobre os resultados mais essenciais que se deseja atingir.
2. Definir rotas e caminhos
E como saberemos se estamos no caminho certo para aquele sonho?
O que precisa ser observado?
Liste uns 2 ou 3 resultados para cada objetivo. Pense nesses resultados como uma forma clara e incontestável de chegar até o sonho, o Objetivo.
Os objetivos traçados também não podem ser muitos. A proposta essencial na metodologia de OKRs é exatamente o foco: atenha-se ao que é essencial! Por isso também a importância do compromisso do time por um curto espaço de tempo: a evolução é perceptível, o time se mantém engajado no resultado, focado e com clareza do que fazer para chegar lá.
3. Show me the numbers
Cada key-result é avaliado com base em algumas ações ou programa, e para avaliar o sucesso deles podemos estruturar alguns KPIs para mensurá-los.
KPIs são estritamente numéricos.
4. Operacionalizar
No dia a dia da organização, cada pessoa precisa executar suas tarefas, validar se está no caminho certo e ajustar a rota se for preciso. Se for um líder, provavelmente ele terá tarefas de seus liderados para validar e avaliar a evolução dos resultados do time em direção aos key-results de sua área e, em última análise, o alinhamento aos objetivos.
É nesse nível que entra os indicadores.
Cada membro do time atua em uma frente com indicadores operacionais próprios. O gestor/ líder observa o andamento de tudo através de KPIs que resumem o cenário. Portanto, indicadores são monitorados no âmbito micro, e KPIs, sobem um nível, e perdem detalhamento que não precisam ser visualizados pela liderança.
Agora está claro para você o que é indicadores?
Entender todos esses conceitos na teoria é muito importante.
Perceber como os conceitos se relacionam e como você pode tirar o melhor proveito deles só vai acontecer com a prática. Então, recomendo fortemente que você reflita em como levar a metodologia de OKRs para a sua vivência: que tal estabelecer um objetivo para cada área da sua vida? Pessoal, profissional, financeiro, relacionamentos, intelectual e qualquer outro que você julgue importante.
Ou quem sabe o seu departamento. Mesmo que você não seja o líder, reflita sobre as atividades que todo o time executa. Como você poderia criar objetivos e resultados-chave que se conectam aos objetivos estratégicos? Compartilhe esse exercício com o seu gestor, com certeza ele vai notar seu esforço. A mentalidade de tomada de decisão orientada a dados tem sido muito valorizada no mercado. Aprimore a sua!
