O mapeamento de processos de negócio é uma etapa fundamental para garantir que os processos de uma empresa funcionem de forma eficiente.

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O que é processo de negócio

Processo de negócio é uma sequência de atividades que entrega valor para o cliente ou para a empresa. São processos em um nível mais macro, analisando o fluxo de trabalho de uma área ou departamento.

Exemplos:

  • Processo de vendas
  • Processo de compras
  • Processo de fabricação
  • Processo de atendimento

Por que mapear processos

Alguns benefícios do mapeamento de processos:

  • Entender o fluxo de trabalho e suas interdependências
  • Identificar gargalos e oportunidades de melhoria de processos
  • Padronizar a forma de trabalho
  • Facilitar o treinamento de novos colaboradores
  • Ter dados para análise e tomada de decisão
  • Documentar o conhecimento da empresa

Como fazer o mapa macro de processos

É importante fazer um fluxograma para mapear o processo.
Os principais elementos do fluxograma são:

  • Círculo: início do processo
  • Retângulo: etapa do processo
  • Losango: decisão (evite usar no mapa macro)
  • Retângulo arredondado: fim do processo

O processo deve seguir uma sequência linear sempre que possível:

  1. Início
  2. Etapa 1
  3. Etapa 2
  4. Etapa N
  5. Fim

Incluir também:

  • Entradas e saídas de cada etapa
  • Responsáveis por cada etapa

E manter o mapa simples e de fácil entendimento.

Exemplo de mapeamento de processo

Vamos mapear o processo de compras de uma empresa:

Entradas: necessidade de determinado material ou produto

Saídas: material/produto comprado e pago

Etapas:

  1. Pedido de compra: montar pedido com especificações do material/produto necessário, quantidade e prazo
  2. Orçamentos: solicitar cotações de preço de no mínimo 3 fornecedores
  3. Aprovação: submeter os orçamentos para aprovação do gestor responsável
  4. Efetuar compra: realizar a compra com base no orçamento aprovado e efetuar o pagamento

Note que temos:

  • Sequência linear e simples
  • Entradas e saídas bem definidas
  • Responsáveis por cada etapa

Isso facilita o entendimento, execução e gestão do processo de compras.

Documentando processos

Além do fluxograma, é importante documentar os processos com mais detalhes.

Isso pode ser feito em documentos como:

  • Procedimentos: descrição detalhada de cada etapa
  • Checklists: lista de verificação das atividades
  • Instruções de trabalho: orientações para tarefas específicas

Essa documentação é essencial para:

  • Padronizar a execução das atividades
  • Permitir melhorias contínuas
  • Facilitar o treinamento de novos colaboradores
  • Dar transparência e controle gerencial ao processo

A documentação deve ser viva e atualizada constantemente.

Melhorando processos mapeados

Com o processo mapeado e documentado, é possível:

  • Identificar gargalos e oportunidades de melhorias
  • Eliminar retrabalhos e etapas desnecessárias
  • Balancear melhor a distribuição do trabalho
  • Simplificar a execução do processo
  • Padronizar as atividades
  • Medir e controlar os resultados

Assim garantimos que os processos apoiem os objetivos estratégicos do negócio.

Automatizando processos

Em muitos casos, vale investir na automação de processos mapeados.

Isso pode ser feito com ferramentas como:

A automação traz benefícios como:

  • Aumento de produtividade
  • Redução de erros
  • Maior controle e previsibilidade
  • Experiência melhor para funcionários e clientes

Porém, a automação deve complementar e não substituir o trabalho humano.

Estudando mais sobre mapeamento de processos

Para aprofundar neste tema, recomendo estudar:

BPM (Business Process Management): melhores práticas para documentar, executar e otimizar processos.

BPMN (Business Process Model and Notation): notação padronizada para modelar processos com foco em automação.

São conceitos mais avançados e voltados para uma visão mais especializada em processos.

Conclusão

O mapeamento de processos é uma habilidade fundamental para gestores e equipes de melhoria contínua.

Comece pelos mapas macro com fluxogramas simples e bem definidos. Depois detalhe os processos críticos e implemente melhorias.

Lembre-se que os processos devem evoluir junto com a estratégia do negócio. Portanto, mantenha essa documentação viva e em constante revisão.

Com processos bem mapeados, sua empresa ganha em organização, eficiência e resultados.

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