O planejamento é uma etapa crucial para o sucesso de qualquer projeto, pois define o escopo, prazos, custos, riscos e outras variáveis importantes. Neste artigo, vamos explorar as principais etapas e boas práticas do planejamento de projetos, incluindo a definição do escopo, estrutura analítica do projeto, cronograma, estimativa de custos, plano de comunicação e gerenciamento de riscos.

Definindo o Escopo do Projeto

O escopo é uma descrição de alto nível sobre o que precisa ser entregue no projeto. Ele deve estar alinhado com os objetivos estratégicos da organização e com o que foi acordado com o patrocinador (sponsor) do projeto.

  • O escopo deve estar alinhado com os objetivos estratégicos da organização e com o que foi acordado com o patrocinador do projeto
  • Responde às perguntas: O que precisa ser entregue? Por que o projeto é necessário? Quais são os principais requisitos e funcionalidades do produto/serviço a ser desenvolvido?
  • Ferramentas que ajudam na definição do escopo: Canvas do Modelo de Negócios, Documento de Visão, Reuniões com Stakeholders, Benchmarking
  • O escopo deve ser claro, objetivo e livre de ambiguidades para evitar mal-entendidos e surpresas indesejadas durante a execução do projeto

Estrutura Analítica do Projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma decomposição hierárquica das entregas (deliverables) e pacotes de trabalho necessários para completar o projeto.

  • A EAP é uma decomposição hierárquica das entregas e pacotes de trabalho necessários para completar o projeto
  • Benefícios da EAP: Visualizar o projeto de forma estruturada, facilitar o planejamento de prazos, custos e recursos necessários, identificar possíveis riscos e problemas com antecedência, acompanhar o progresso durante a execução

Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A EAP deve ser elaborada logo após a definição do escopo, em conjunto com os principais envolvidos no projeto. As entregas devem ser decompostas em pacotes de trabalho menores e mais tangíveis.

  • Definição do escopo do projeto
  • Colaboração com os principais envolvidos no projeto para elaborar a EAP
  • Decomposição das entregas em pacotes de trabalho menores e tangíveis
  • Detalhamento dos work packages de acordo com a complexidade do projeto

Construção do Cronograma

Com a EAP definida, o próximo passo é transformar os pacotes de trabalho em atividades e estimar suas durações, para construir o cronograma do projeto.

  • Transformação dos pacotes de trabalho em atividades
  • Estimativa das durações das atividades em conjunto com a equipe
  • Sequenciamento correto das atividades e definição de dependências
  • Análise da possibilidade de execução de tarefas em paralelo
  • Definição de marcos do projeto e entregas importantes

Ferramentas Essenciais e Técnicas de Otimização do Cronograma

O resultado final deve ser uma linha de base, aprovada pelo patrocinador, que servirá como referência durante toda a execução. Duas ferramentas essenciais são o caminho crítico, que mostra as atividades que não podem atrasar sob risco de prolongar o cronograma total, e o gráfico de Gantt, para visualizar o sequenciamento.

  • Elaboração de uma linha de base aprovada pelo patrocinador
  • Utilização das ferramentas do caminho crítico e gráfico de Gantt
  • Técnicas de otimização do cronograma: paralelismo e crashing
  • Análise cuidadosa do impacto das técnicas de otimização antes de aplicá-las

Estimativa de Custos

O gerenciamento de custos envolve estimar todos os recursos necessários para executar as atividades, a fim de determinar o orçamento total do projeto.

  • Componentes que impactam custos: equipe alocada, equipamentos, softwares, despesas administrativas, encargos e imprevistos
  • Técnicas comuns para estimar custos: analogia, parametrização, estimativa bottom-up
  • Inclusão de uma margem para variações no orçamento

Controle de Custos

Constantemente monitorado durante a execução para evitar surpresas. É preciso ter cuidado especial com possíveis causas de aumento de custos.

  • Escopo não bem definido
  • Durações subestimadas
  • Riscos não identificados
  • Mudanças no projeto

Plano de Comunicação

A comunicação é vital para o engajamento dos stakeholders e sucesso geral do projeto. O plano de comunicação define quem precisa receber quais informações, quando e com que frequência comunicar, os meios e formatos utilizados.

  • Adaptar o conteúdo e nível de detalhe para cada público-alvo
  • Evitar poluir de informações irrelevantes
  • Buscar feedback dos stakeholders
  • Revisar o plano regularmente para melhoria contínua

Gerenciando Riscos

Riscos são eventos incertos que, caso ocorram, impactam negativamente prazos, custos, escopo ou qualidade. O gerenciamento de riscos visa identificar, analisar e definir ações para mitigar esses eventos.

  • Identificação: Levantar os principais riscos que podem afetar o projeto
  • Análise: Avaliar probabilidade de ocorrência e impacto de cada risco
  • Planejamento de Respostas: Determinar ações preventivas e contingenciais
  • Monitoramento: Acompanhar os riscos ao longo do projeto para aplicar as respostas conforme necessário

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  • Criação de Dashboards
  • Mapeamento de Processo

Conclusão

O planejamento de projetos envolve diversos processos inter-relacionados. Cada projeto terá suas particularidades e complexidades. Conhecer a fundo os conceitos apresentados aqui é essencial para qualquer gerente de projetos.

  • Definir escopo
  • Elaborar EAP
  • Construir cronograma
  • Estimar custos
  • Planejar comunicação
  • Identificar riscos