Neste artigo, vamos explorar as diferenças entre três conceitos essenciais para a modelagem e gerenciamento de processos de negócio: Workflow, BPM e BPMN. Cada um desses conceitos tem suas próprias características, vantagens e limitações, e é crucial compreender em que situações cada abordagem é mais adequada para implementar nas organizações.

O que é Workflow?

Workflow é uma tecnologia que permite mapear, documentar e gerenciar processos de negócio através da modelagem de fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho (workflows) representam a sequência de tarefas ou etapas que devem ser executadas para concluir um processo.

  • Modelagem simples de processos através de fluxogramas
  • Ênfase na sequência lógica de execução de tarefas
  • Controle da tramitação de documentos e informações
  • Distribuição e gerenciamento de tarefas entre pessoas/sistemas
  • Acompanhamento do status de execução dos processos

Limitações do Workflow

O Workflow é uma poderosa ferramenta para mapear processos AS-IS (como eles acontecem atualmente) e propor melhorias nos fluxos de trabalho da organização. No entanto, ele tem algumas limitações:

  • Visão focada nos aspectos operacionais do processo
  • Dificuldade em representar processos mais complexos
  • Integração limitada com sistemas de gestão empresarial
  • Pouco alinhamento estratégico com objetivos de negócio

O que é BPM?

O gerenciamento de processos de negócio (BPM – Business Process Management) é uma abordagem gerencial disciplinada que visa melhorar a eficiência e efetividade dos processos empresariais.

  • Visão holística e integrada dos processos
  • Modelagem detalhada com foco no desempenho
  • Ênfase na medição e melhoria contínua
  • Alinhamento com objetivos estratégicos
  • Uso intensivo de tecnologia (automação)
  • Governança e donos de processo bem definidos

Implementação do BPM

O BPM provê uma visão transversal dos processos, integrando pessoas, sistemas e informações. Sua implantação envolve:

  • Identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio
  • Alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização

O que é BPMN?

A Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BPMN – Business Process Model and Notation) é uma notação gráfica padronizada para representar processos de negócio de forma visual e intuitiva. O BPMN foi desenvolvido para servir como uma linguagem comum para modelar processos que fosse compreensível por todas as pessoas envolvidas – desde analistas de negócio até desenvolvedores de software. As principais características do BPMN são: Notação gráfica padronizada internacionalmente; Conjunto amplo de símbolos para modelar fluxos e regras de negócio; Capacidade de representar processos simples e complexos; Possibilidade de execução direta dos modelos em motores BPM; Geração automática de documentação. O BPMN é hoje o padrão mundial para modelagem de processos e é compatível com as metodologias de gerenciamento de processos (BPM) e fluxos de trabalho (Workflow). Portanto, o BPMN não é uma metodologia, e sim uma notação que viabiliza a aplicação de conceitos e práticas de BPM e Workflow.

  • BPMN é uma notação gráfica padronizada para representar processos de negócio de forma visual e intuitiva.
  • Desenvolvido para ser compreensível por todas as pessoas envolvidas, desde analistas de negócio até desenvolvedores de software.
  • Principais características incluem notação gráfica padronizada internacionalmente, conjunto amplo de símbolos para modelar fluxos e regras de negócio, capacidade de representar processos simples e complexos, possibilidade de execução direta dos modelos em motores BPM e geração automática de documentação.
  • Padrão mundial para modelagem de processos e compatível com metodologias de gerenciamento de processos (BPM) e fluxos de trabalho (Workflow).

Diferenças fundamentais

Após apresentar definições sobre Workflow, BPM e BPMN, podemos resumir algumas diferenças fundamentais entre eles: Foco: Workflow: foco operacional em fluxos de atividades e tarefas; BPM: foco estratégico em desempenho e resultados; BPMN: foco na representação gráfica de processos. Objetivo: Workflow: aumento de eficiência; BPM: melhoria contínua e inovação; BPMN: padronização da modelagem de processos. Abrangência: Workflow: processos específicos e delimitados; BPM: todos processos críticos da organização; BPMN: pode ser aplicado a qualquer tipo de processo. Usuários: Workflow: analistas de processo e gestores operacionais; BPM: alta administração e executivos de negócio; BPMN: qualquer pessoa envolvida com processos de negócio. Ferramentas: Workflow: softwares de modelagem de fluxos de trabalho; BPM: softwares de gerenciamento de processos (BPMS); BPMN: editores de modelagem BPMN.

  • Workflow tem foco operacional em fluxos de atividades e tarefas, BPM tem foco estratégico em desempenho e resultados, e BPMN tem foco na representação gráfica de processos.
  • Workflow busca aumento de eficiência, BPM busca melhoria contínua e inovação, e BPMN busca padronização da modelagem de processos.
  • Workflow abrange processos específicos e delimitados, BPM abrange todos processos críticos da organização, e BPMN pode ser aplicado a qualquer tipo de processo.
  • Workflow é voltado para analistas de processo e gestores operacionais, BPM para alta administração e executivos de negócio, e BPMN para qualquer pessoa envolvida com processos de negócio.
  • Workflow utiliza softwares de modelagem de fluxos de trabalho, BPM utiliza softwares de gerenciamento de processos (BPMS), e BPMN utiliza editores de modelagem BPMN.

Aplicações do Workflow

Conforme apresentado, o Workflow tem seu foco na modelagem de fluxos de atividades visando aumentar a eficiência de processos específicos. Alguns exemplos de aplicação de Workflow: Administrativo: Fluxo de aprovação de férias, fluxo de reembolso de despesas, fluxo de autorização de compras. Manufatura: Fluxo de fabricação de produtos, logística interna de materiais, fluxo de manutenção de máquinas. TI: Fluxo de atendimento de chamados, fluxo de deploy de aplicações, fluxo de backup de dados. Nesses casos, o Workflow ajuda a padronizar e controlar o sequenciamento lógico das atividades, diminuindo erros e retrabalhos. Ferramentas de Workflow como o Microsoft Visio, Bizagi Modeler e Lucidchart são bastante utilizadas para documentar e analisar melhorias nesses processos operacionais.

  • Exemplos de aplicação de Workflow incluem fluxo de aprovação de férias, reembolso de despesas, autorização de compras, fabricação de produtos, logística interna de materiais, manutenção de máquinas, atendimento de chamados, deploy de aplicações e backup de dados.
  • Workflow ajuda a padronizar e controlar o sequenciamento lógico das atividades, diminuindo erros e retrabalhos.
  • Ferramentas como Microsoft Visio, Bizagi Modeler e Lucidchart são utilizadas para documentar e analisar melhorias nos processos operacionais.

Aplicações de BPM

O BPM tem um escopo muito mais estratégico, buscando alinhar processos críticos do negócio com a estratégia organizacional. Alguns exemplos de aplicação de BPM incluem a otimização de processos de vendas, a melhoria da experiência do cliente, a redução de custos operacionais e a inovação de produtos e serviços. O BPM atua de forma abrangente, envolvendo todos os processos críticos da organização. Ferramentas de BPM, como o TIBCO ActiveMatrix, IBM Business Process Manager e Oracle BPM Suite, oferecem recursos avançados para modelagem, automação e monitoramento de processos de negócio.

  • BPM atua de forma abrangente, envolvendo todos os processos críticos da organização.
  • Ferramentas como TIBCO ActiveMatrix, IBM Business Process Manager e Oracle BPM Suite oferecem recursos avançados para modelagem, automação e monitoramento de processos de negócio.

O que é BPM e como ele pode beneficiar sua empresa

O BPM (Business Process Management) é uma abordagem que visa aprimorar e otimizar os processos de uma empresa, promovendo uma visão integrada e estratégica das operações. Ele pode beneficiar sua empresa de diversas maneiras, tais como:

Aplicações do BPMN

O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação padronizada que permite representar uma ampla variedade de processos, desde workflows operacionais até processos gerenciais complexos. Suas aplicações incluem:

  • Mapeamento do processo de faturamento
  • Fluxo de atendimento de clientes
  • Diagrama do processo de compras

Ferramentas de modelagem BPMN

Para iniciativas de documentação, análise e automação de processos, existem diversas ferramentas de modelagem BPMN amplamente utilizadas, tais como:

  • Bizagi Modeler
  • Signavio Process Manager
  • Camunda Modeler

Desafios do BPM

Apesar de seus benefícios, a implementação de BPM pode apresentar desafios significativos. Alguns dos desafios comuns incluem:

  • Mudança cultural
  • Patrocínio da alta gestão
  • Visão em silos
  • Medição de desempenho
  • Complexidade
  • Legado

Como começar a implementação do BPM

Diante dos desafios apresentados, é recomendável iniciar a implementação do BPM com projetos pilotos bem focados, para depois expandir a abordagem gradualmente para toda a organização.

Conclusão

Em resumo, Workflow, BPM e BPMN têm propósitos complementares, oferecendo desde a modelagem simples de fluxos de trabalho até a visão estratégica e integrada dos processos críticos do negócio. A combinação desses conceitos e tecnologias pode ser poderosa para melhorar processos e alcançar resultados expressivos. Esperamos que este artigo tenha sido útil para esclarecer as diferenças fundamentais entre Workflow, BPM e BPMN. Fique à vontade para entrar em contato em caso de dúvidas!