Descubra todos os passos necessários para iniciar um projeto de Lean Six Sigma com sucesso, desde a abordagem comercial até a definição do cronograma e gerenciamento do projeto. Este guia completo irá fornecer a você uma compreensão aprofundada das etapas e técnicas essenciais para aplicar a metodologia Lean Six Sigma em sua empresa.
Conseguindo um projeto em uma empresa
A primeira etapa para iniciar um projeto de Lean Six Sigma é conseguir uma empresa para aplicá-lo. Isso envolve algumas etapas:
- Abordagem comercial com o tomador de decisão ou dono da empresa
- Explicar o processo de Lean Six Sigma para o gestor
- Passar confiança sobre a execução do projeto e seus benefícios
- Entender o contexto da empresa e seus problemas
Explicando o processo de Lean Six Sigma
O Lean Six Sigma é uma metodologia poderosa de melhoria de processos, que envolve as seguintes fases:
- Definir: mapear o processo e entender detalhadamente o problema
- Medir: coletar dados relevantes para entender as variáveis chave do processo
- Analisar: identificar as causas raízes do problema a partir dos dados coletados
- Melhorar: implementar soluções criativas para eliminar defeitos e melhorar o desempenho
Metodologia de Melhoria de Processos
A metodologia de melhoria de processos é composta por diversas etapas que visam identificar e solucionar problemas nas operações de uma empresa.
- Identificação e análise dos processos atuais da empresa
- Desenvolvimento de um plano de ação para aprimoramento
- Implementação das melhorias propostas
- Monitoramento constante para assegurar a sustentação dos ganhos
Realizando o Voice of Customer (VOC)
O Voice of Customer (VOC) é uma técnica utilizada para compreender as principais preocupações e desafios enfrentados pelos gestores de uma empresa.
- Identificação das dores e preocupações do gestor
- Foco em problemas relacionados à qualidade, custos, prazos, layout e eficiência
- Identificação da área com maior potencial de melhoria
- Rápida geração de resultados positivos para o negócio
Priorizando oportunidades de projeto
Além do VOC, existem outras fontes para identificar oportunidades de melhoria e priorizar projetos que tragam benefícios significativos para a empresa.
- Utilização do planejamento estratégico da empresa como fonte de oportunidades
- Análise de indicadores e métricas para identificar áreas de melhoria
- Identificação de melhorias óbvias e simples (low hanging fruits)
- Consideração do custo da baixa qualidade como oportunidade de projeto
Analisando riscos do projeto
Após a seleção do projeto, é crucial mapear e analisar os principais riscos que podem impactar sua execução e resultados.
- Mapeamento dos riscos em termos de escopo, tempo, custo e qualidade
- Estimativa da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco
- Implementação de ações preventivas para diminuir a probabilidade de ocorrência
- Definição de ações de contingência para minimizar o impacto caso os riscos se realizem
Elaborando o termo de abertura
O termo de abertura formaliza o início do projeto Lean Six Sigma. Ele deve conter:
- Título do projeto
- Objetivo claro e específico
- Descrição detalhada do problema abordando: onde ocorre, sua magnitude e impacto financeiro
- Métricas operacionais e financeiras
- Partes interessadas
- Premissas e restrições
- Necessidade de assinatura por todos os envolvidos no projeto, representando um compromisso com os resultados esperados
Definindo o cronograma e gerenciamento do projeto
Há duas abordagens possíveis para gerenciar o projeto:
- Abordagem cascata: planejamento prévio em um cronograma detalhado
- Abordagem Scrum: divisão do projeto em ciclos (sprints) com revisão e replanejamento constantes
- Necessidade essencial de uma ferramenta de gestão, como um cronograma detalhado ou um quadro Scrum (Scrum Board) para acompanhar o andamento do projeto
- Softwares como Trello e Jira são ótimos para montar um Scrum Board de forma rápida e prática
Entendendo aprofundadamente o problema
Antes de pensar em soluções, é preciso mapear o processo e entender profundamente a raiz do problema, através de ferramentas como:
- Fluxograma do processo
- Identificação das entradas e saídas
- Levantamento das variáveis-chave (X’s)
- Descrição detalhada do problema
- Foco inicial no problema, não na solução
- Ênfase na compreensão das variáveis envolvidas para facilitar a medição dos dados certos e descobrir as causas raízes dos defeitos
Conclusão
Ao seguir as etapas apresentadas neste guia, você estará preparado para iniciar um projeto de Lean Six Sigma de forma eficaz e estruturada, maximizando as chances de sucesso. Ao compreender a importância de cada fase, desde a abordagem inicial até a análise de riscos e definição do cronograma, você estará pronto para conduzir um projeto que trará melhorias significativas para a empresa.