Neste artigo, exploramos a fase de definir em projetos de melhoria de processos, destacando sua importância, ferramentas utilizadas e boas práticas. A fase de definir é crucial para garantir o completo entendimento dos processos e seus gaps antes de partir para soluções, sendo comparada a um ‘caminhão de areia’ que sustenta todo o restante do projeto.

Sumário

Definindo bem o problema

Este artigo aborda em detalhes a fase de definir dentro de um projeto de melhoria de processos. Definir significa definir bem o problema, sem pensar em soluções neste momento.

  • Importância da fase de definir em um projeto de melhoria de processos
  • Ênfase na definição precisa do problema antes de buscar soluções
  • Abordagem inicial sem considerar soluções imediatas

O que é a fase de definir

A fase de definir é essencial em qualquer projeto de melhoria, sendo muitas vezes comparada a um “caminhão de areia” que sustenta todo o restante do projeto.

  • Compreensão profunda do processo e suas variáveis
  • Identificação do que é crítico para a satisfação do cliente
  • Foco em entender as causas de falhas e insatisfação do cliente
  • Priorização para avançar na resolução do problema

A importância de medir o “antes”

Muitas vezes, os processos não têm indicadores e métricas bem definidos para

  • Necessidade de estabelecer indicadores e métricas claras
  • Compreensão do estado inicial do processo
  • Identificação de áreas de melhoria
  • Base para avaliar o impacto das mudanças

A importância da definição de indicadores

Expressões como ‘alto índice de retrabalho’ ou ‘muitos defeitos’ são comuns, porém não quantificam precisamente a situação. Por isso, uma preocupação fundamental na fase de definir é instituir indicadores e obter uma medição precisa do cenário atual. Isso define o ‘antes’, fundamental para avaliar os ganhos que serão obtidos com as melhorias. Portanto, se o processo ainda não mede adequadamente seus gargalos, essa deverá ser uma prioridade já na fase de definir, antes mesmo de pensarmos em soluções.

  • Estabelecer indicadores claros e mensuráveis é essencial para compreender a situação atual de um processo.
  • A medição precisa do cenário atual é crucial para avaliar o impacto das melhorias implementadas.
  • Priorizar a definição de indicadores na fase inicial do processo de melhoria é fundamental para direcionar as ações corretas.

Principais ferramentas e práticas na fase de definição

A fase de definir conta com diversas ferramentas consolidadas para mapear, analisar e compreender profundamente os processos. As principais são o mapeamento do processo, o diagrama de Ishikawa e a análise de Pareto.

  • O mapeamento do processo permite visualizar gargalos, retrabalhos e oportunidades de melhoria de forma detalhada.
  • O diagrama de Ishikawa, também conhecido como ‘espinha de peixe’, organiza as causas potenciais que levam ao problema principal, facilitando a identificação de áreas de atuação.
  • A análise de Pareto classifica os fatores que mais impactam o problema, auxiliando na identificação dos pontos cruciais a serem endereçados.

Folhas de Verificação

São planilhas/formulários padronizados para coletar dados e medições sobre o processo, de forma organizada e quantitativa. Definem a linha de base para avaliar os ganhos das melhorias.

  • Planilhas padronizadas para coletar dados e medições de forma organizada e quantitativa
  • Definem a linha de base para avaliar os ganhos das melhorias
  • Auxiliam na organização e quantificação dos dados do processo

Gráficos de Controle

Representam o desempenho do processo ao longo do tempo através de linhas centrais, limites de controle e pontos fora desses limites. Simples e eficientes para visualizar sua variabilidade.

  • Visualizam o desempenho do processo ao longo do tempo
  • Apresentam linhas centrais, limites de controle e pontos fora desses limites
  • Eficientes para visualizar a variabilidade do processo

5 Porquês

Consiste em perguntar ‘por que’ para cada causa identificada, aprofundando a análise até chegar à raiz de um problema ou gargalo. Auxilia a conectar sintomas às causas-raiz de modo lógico.

  • Método de aprofundar a análise de problemas identificando as causas-raiz
  • Ajuda a conectar sintomas às causas-raiz de forma lógica
  • Pergunta ‘por que’ repetidamente para identificar a raiz de um problema ou gargalo

A3

Ferramenta visual simples para relatar problemas, análises e propostas de solução em apenas uma página. O foco em síntese e clareza ajuda a alinhar times à uma visão comum dos problemas.

  • Ferramenta visual para relatar problemas, análises e propostas de solução de forma sintética
  • Foco em síntese e clareza para alinhar times à uma visão comum dos problemas
  • Ajuda na comunicação eficaz das análises e propostas de solução

Definir Papel Crucial em Projetos de Melhoria

Portanto, a fase de definir tem papel crucial em projetos de melhoria ao garantir o completo entendimento dos processos e seus gaps antes de partir para soluções. Dominar suas ferramentas como mapeamento, análise de causas e medições é fundamental para sustentar adequadamente todas as demais fases do projeto. Assim, o problema será muito bem definido e compreendido, aumentando as chances de sucesso na implementação das melhorias.

  • A fase de definir é crucial para garantir o completo entendimento dos processos e seus gaps
  • Dominar ferramentas como mapeamento, análise de causas e medições é fundamental
  • Problema bem definido aumenta as chances de sucesso na implementação das melhorias

Torne-se um gestor(a) de projetos aprendendo tudo na prática!

Veja também nossos outros artigos para você mergulhar no mundo de Projetos!

Conclusão

Dominar as ferramentas de mapeamento, análise de causas e medições é fundamental para sustentar adequadamente todas as demais fases do projeto. Ao garantir que o problema seja muito bem definido e compreendido, aumentam-se as chances de sucesso na implementação das melhorias.