O que é Workflow?

Workflow é uma tecnologia de mapeamento simples de processos. Ela existe há bastante tempo e com ela é possível:

  • Mapear e executar ações pontuais de melhoria em um processo
  • Subdividir o processo em etapas e tarefas (fluxograma)
  • É utilizada principalmente em processos fabris/industriais

O Workflow foca no mapeamento do processo em si, subdividindo-o em tarefas. Não considera visão estratégica ou resultados finais para a organização.

É como um fluxograma “turbinado”, que permite a modelagem de um processo produtivo de forma simples e objetiva através da representação visual das etapas.

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O que é BPM (Business Process Management)?

BPM significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

De acordo com o CBOK (Guia de Conhecimento em BPM), o BPM:

É uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Ou seja, o BPM tem uma visão muito mais ampla e estratégica do que o Workflow. Alguns pontos importantes:

  • Alinhado com objetivos e metas estratégicas da empresa
  • Focado no resultado final para o negócio
  • Identifica, desenha, executa, melhora e controla processos
  • Processos automatizados ou manuais

O BPM consegue ter uma visão holística dos processos e como eles impactam os resultados da organização.

Alguns exemplos de uso do BPM:

  • Mapear processo antes de implementar melhorias (To Be)
  • Definir etapas de implementação de projetos
  • Implementar sistemas de gestão da qualidade como ISO 9001
  • Melhoria de performance de negócios

O que é BPMN (Business Process Management Notation)

O BPMN é uma evolução e padronização da notação e elementos gráficos utilizados no BPM.

Ele permite que os processos sejam mapeados de forma padronizada, facilitando o entendimento por qualquer pessoa em qualquer lugar.

Os símbolos do BPMN permitem modelar desde processos simples a interações complexas entre muitos participantes e sistemas.

Qualquer mapeamento de processo ou melhoria pode ser representada pelo BPMN, de forma visual e padronizada.

Elementos básicos do BPMN

O BPMN define elementos gráficos para representar todos os componentes envolvidos em um processo de negócio.

Vejamos alguns dos elementos mais utilizados:

Eventos:

Indicam algo que acontece durante o processo. Exemplos:

  • Início do processo
  • Fim do processo
  • Recebimento de uma encomenda
  • Envio de e-mail

Atividades:

Ações realizadas no processo. Exemplos:

  • Produzir relatório
  • Enviar e-mail
  • Montar produto

Gateways:

Indicam a bifurcação ou junção de caminhos no fluxo do processo.

Fluxos de sequência:

Conectam os elementos, indicando a ordem das atividades.

Raias:

Representam papéis, responsáveis ou sistemas que executam atividades no processo.

Objetos de dados:

Representam informações utilizadas e atualizadas durante o processo.

Ferramentas para Modelagem BPMN

Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para modelar processos em BPMN, desde softwares desktop até aplicações online. Alguns exemplos populares:

Desktop:

  • Bizagi Modeler
  • Visual Paradigm
  • Tibco Business Studio
  • Signavio Process Editor

Online:

  • Lucidchart
  • Creately
  • Draw.io
  • Canva

A escolha da ferramenta vai depender da facilidade de uso, recursos disponíveis, curva de aprendizado, preço etc. Muitas possuem versões gratuitas ou freemium que já atendem para começar a modelar em BPMN.

Uma opção simples e gratuita é o draw.io. Ele permite criar fluxogramas e inclui os elementos do BPMN.

Conclusão

O Workflow tem foco operacional, o BPM estratégico e o BPMN padroniza a notação gráfica.

Juntos permitem modelar, analisar, melhorar e controlar qualquer tipo de processo dentro de uma organização, desde simples fluxos fabris até complexas interações entre sistemas de TI.

Espero que este material sirva como um guia útil para aplicar esses conceitos na prática e melhorar processos e resultados!

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