Como otimizar a análise de dados de produção no Excel

Descubra como aprimorar a análise de dados de produção utilizando técnicas avançadas no Excel. Este artigo apresenta um estudo detalhado sobre a criação e aperfeiçoamento de planilhas para mapear e analisar dados de produção, trazendo insights valiosos para melhorar a eficiência e a produtividade.

O problema de negócio

O instrutor estava trabalhando em uma empresa que precisava mapear suas ‘marchas de referência’ do processo produtivo. Marchas de referência são todos os dados coletados durante a produção que permitem acompanhar se o processo está dentro dos parâmetros de controle e qualidade desejados. O problema é que um operador precisava preencher essas informações manualmente todos os dias em uma planilha Excel. Isso demandava muito tempo e abria espaço para erros e inconsistências. O objetivo então foi automatizar a coleta dessas informações do sistema da empresa e preencher automaticamente a planilha Excel, melhorando a produtividade do operador e a qualidade dos dados.

• Mapeamento das ‘marchas de referência’ do processo produtivo
• Coleta de dados para acompanhar os parâmetros de controle e qualidade
• Desafios de preenchimento manual de informações em planilha Excel
• Necessidade de automação na coleta de informações para melhorar produtividade e qualidade dos dados

A planilha Excel

A solução encontrada pelo instrutor foi criar uma planilha Excel que extrai os dados do sistema da empresa e os estrutura de forma visual e intuitiva, facilitando o acompanhamento dos gestores. Essa planilha contém várias abas, que correspondem às etapas do processo produtivo. Nela são preenchidos automaticamente dados como: Taxa de resfriamento, Taxa de

• Utilização da planilha Excel para extrair e estruturar dados de forma visual e intuitiva
• Organização das abas da planilha de acordo com as etapas do processo produtivo
• Preenchimento automático de dados como taxa de resfriamento e outros

Importância do Uso de Recursos Visuais em Planilhas de Produção

Ao utilizar recursos visuais em planilhas de produção, é possível facilitar a identificação de problemas e oportunidades de melhoria no processo produtivo. Os gestores podem rapidamente analisar os dados preenchidos e recursos visuais para tomar decisões mais assertivas.

• Os recursos visuais, como gráficos com curvas de aquecimento e resfriamento, são ferramentas poderosas para análise visual de dados.
• A formatação condicional, ao pintar células com cores diferentes para indicar valores fora da faixa aceitável, chama a atenção rapidamente para problemas.
• A utilização de hiperlinks para navegar entre as abas facilita a visualização dos dados de cada etapa do processo produtivo.

Técnicas e Funções do Excel Aplicadas na Planilha

Diversas técnicas e funções do Excel foram aplicadas na planilha, contribuindo para a automatização da coleta de dados e a visualização das informações. O uso de funções como PROCV, gráficos, formatação condicional, mesclagem de células e hiperlinks foi fundamental para a eficiência do documento.

• A função PROCV foi essencial para buscar e trazer dados do sistema, preenchendo a planilha automaticamente.
• A utilização de gráficos de linhas e barras permitiu a visualização clara de dados como temperatura x tempo do processo.
• Regras de formatação condicional foram aplicadas para destacar valores fora do esperado, facilitando a identificação de problemas.
• A mesclagem de células contribuiu para a estruturação visual dos dados, melhorando a organização do documento.
• A adição de hiperlinks no menu superior facilitou a navegação entre as diferentes abas com dados de cada etapa do processo.

Otimização da Planilha para Melhor Desempenho

Apesar da automatização da coleta de dados, o instrutor reconhece a necessidade de melhorar o desempenho e a velocidade da planilha. O uso excessivo da função PROCV pode impactar o cálculo da planilha, tornando-a mais lenta e pesada. Alternativas, como a função WorksheetFunction, podem ser exploradas para otimizar o desempenho do documento.

• Avaliar o uso excessivo da função PROCV e considerar alternativas, como a função WorksheetFunction, para melhorar o desempenho da planilha.
• Realizar ajustes para otimizar o cálculo da planilha e reduzir sua lentidão.
• Explorar outras funções nativas do Excel que possam contribuir para a eficiência e velocidade do documento.

Otimização de Planilhas com Excel

Ao substituir parte das fórmulas Procv por WorksheetFunction, a planilha ficaria mais leve e ágil. Segundo o instrutor, algumas atualizações que demoram 20-30 minutos hoje poderiam ser feitas em metade do tempo.

• Utilização de WorksheetFunction para otimização de planilhas no Excel
• Redução do tempo de atualização de planilhas em até 50%
• Melhoria na agilidade e leveza da planilha

Aplicação dos conceitos em um exemplo real

Por exemplo, se você precisa consolidar dados operacionais ou financeiros de várias fontes (sistemas, planilhas separadas, e-mails, etc), poderia criar uma única planilha mestre, atualizada automaticamente. Aí essa planilha mestre poderia ter gráficos, indicadores visuais e menus de navegação para facilitar o entendimento pelos gestores. Também aplicar as boas práticas apresentadas para deixar o cálculo mais rápido e fluido.

• Consolidação de dados operacionais e financeiros em uma planilha mestre
• Criação de gráficos, indicadores visuais e menus de navegação para facilitar a compreensão dos gestores
• Aplicação de boas práticas para cálculos mais rápidos e fluidos

Conclusão e próximos passos

Neste artigo, apresentamos em detalhes todo o conteúdo abordado em um exemplo de utilização do Excel para análise de dados de produção. Vimos qual era o problema de negócio enfrentado, como a planilha Excel ajudou a resolvê-lo e quais técnicas e funções foram aplicadas. Também foram destacadas oportunidades de melhoria na planilha e um exemplo de aplicação prática em uma situação real.

• Apresentação detalhada do exemplo de utilização do Excel para análise de dados de produção
• Identificação e resolução de problemas de negócio por meio do Excel
• Destaque de técnicas, funções e oportunidades de melhoria na planilha

Conclusão

Aplicar as técnicas e funções avançadas do Excel pode revolucionar a maneira como você analisa e utiliza dados de produção. Ao seguir as práticas recomendadas e implementar melhorias significativas em suas planilhas, você poderá economizar tempo, evitar erros e obter insights valiosos para aprimorar o processo produtivo.