Apresentar um projeto para diferentes públicos dentro de uma empresa pode ser desafiador. Este artigo fornecerá um guia completo para a preparação e apresentação de projetos corporativos, abordando desde a definição da identidade visual até técnicas de storytelling e apresentação de dados.

Definindo a identidade visual

O primeiro passo é definir a identidade visual que vamos utilizar na apresentação. Isso inclui:

  • Layout: organização equilibrada de textos, imagens, gráficos e espaços vazios
  • Cores: escolha de até 3 cores harmoniosas que transmitam a personalidade do projeto
  • Tipografia: escolha de fontes alinhadas ao tom desejado, com no máximo 2 variações
  • Ícones e imagens: utilização de elementos visuais para complementar e reforçar a mensagem

Layout

O layout é como vamos organizar as informações dentro dos slides. É preciso encontrar o melhor equilíbrio entre textos, imagens, gráficos e espaços vazios. Lembre-se sempre de criar contraste entre os elementos, usando cores, tamanhos e destaque para guiar a atenção do público.

  • Equilíbrio entre textos, imagens, gráficos e espaços vazios
  • Criação de contraste entre elementos utilizando cores, tamanhos e destaque

Cores

A paleta de cores precisa transmitir a personalidade do seu projeto. Escolha no máximo 3 cores que harmonizem entre si. Ferramentas como Coolors e Adobe Color podem ajudar nessa tarefa. Cores quentes como vermelho e laranja transmitem sensação de urgência e emoção. Já cores frias como azul e verde passam calma e serenidade.

  • Escolha de até 3 cores harmoniosas que transmitam a personalidade do projeto
  • Utilização de ferramentas como Coolors e Adobe Color para auxiliar na escolha das cores
  • Transmissão de sensações através das cores: quentes (urgência e emoção) e frias (calma e serenidade)

Tipografia

A tipografia precisa estar alinhada ao tom que você deseja passar na apresentação. Fontes serifadas como Times New Roman têm aspecto mais sóbrio e formal. Já fontes sans-serif como Arial são mais limpas e modernas. Lembre-se de escolher no máximo 2 variações de fonte (uma para títulos e outra para textos). Isso deixa a apresentação clean e elegante.

  • Escolha de fontes alinhadas ao tom desejado: serifadas (sóbrio e formal) e sans-serif (limpo e moderno)
  • Utilização de no máximo 2 variações de fonte para manter a apresentação clean e elegante

Ícones e imagens

Os elementos visuais servem para complementar e reforçar a mensagem. Use imagens de alta qualidade e ícones minimalistas. Lembre-se do contraste com o fundo para não atrapalhar a legibilidade.

  • Utilização de elementos visuais para complementar e reforçar a mensagem
  • Uso de imagens de alta qualidade e ícones minimalistas
  • Manutenção do contraste com o fundo para garantir a legibilidade

Conhecendo seu público

Antes de partir para a preparação dos slides em si, é essencial entender quem vai assistir à sua apresentação. Os interesses e necessidades variam bastante entre os possíveis públicos.

  • Identificação dos interesses e necessidades do público-alvo
  • Adaptação da apresentação de acordo com o perfil do público

Entendendo os Públicos-alvo

Ao preparar uma apresentação de projeto, é fundamental compreender as diferentes expectativas e interesses dos diversos públicos envolvidos. Cada grupo tem necessidades específicas a serem atendidas e, portanto, a abordagem para cada um deles deve ser personalizada.

  • Identificar as expectativas e interesses de cada público-alvo
  • Adaptar a abordagem de acordo com as necessidades específicas de cada grupo
  • Personalizar a apresentação para atender as expectativas de cada público

O sponsor é o responsável por patrocinar e investir no projeto. Ele está interessado em garantir que o escopo definido seja cumprido, além de assegurar que o cronograma e orçamento estejam alinhados com o planejado. Para atender às expectativas desse público, é essencial focar em indicadores de progresso, cronogramas e gráficos de ganhos financeiros ou redução de custos.

  • Fornecer indicadores de progresso do projeto
  • Apresentar cronogramas e orçamentos alinhados com o planejado
  • Destacar ganhos financeiros ou redução de custos

Stakeholders

Os stakeholders são pessoas impactadas indiretamente pelo projeto. Eles buscam compreender os resultados gerais e como o projeto impacta positivamente a empresa e o negócio como um todo. Ao abordar esse público, é importante apresentar as metas principais, os KPIs de negócio e os ganhos obtidos com o projeto, destacando sua relevância para a organização.

  • Apresentar os resultados gerais do projeto
  • Destacar o impacto positivo do projeto para a empresa e o negócio
  • Apresentar as metas principais e os KPIs de negócio

Equipes técnicas

Engenheiros, designers, cientistas de dados e outros profissionais especializados estão interessados nos detalhes técnicos do projeto. Eles desejam compreender a metodologia aplicada, as tecnologias e ferramentas utilizadas, assim como os fluxos de trabalho, análises realizadas e decisões de arquitetura. Ao apresentar para esse público, é essencial focar nos aspectos mais técnicos envolvidos no projeto.

  • Apresentar a metodologia aplicada no projeto
  • Destacar as tecnologias e ferramentas utilizadas
  • Fornecer detalhes sobre os fluxos de trabalho e análises realizadas

Preparando os Slides

A preparação dos slides deve seguir uma estrutura recomendada, considerando as expectativas e interesses dos diferentes públicos-alvo. É essencial contextualizar o problema ou necessidade que motivou o projeto, apresentar a metodologia utilizada, os resultados obtidos, análises realizadas, explicar os motivos do sucesso ou fracasso em determinados aspectos e apresentar os próximos passos planejados pela equipe.

  • Contextualizar o problema ou necessidade que motivou o projeto
  • Apresentar a metodologia utilizada pela equipe
  • Detalhar os principais resultados obtidos com o projeto
  • Explicar os motivos do sucesso ou fracasso em determinados aspectos
  • Apresentar os próximos passos planejados pela equipe

Técnicas de storytelling

Além de slides bem estruturados, é preciso contar uma história cativante durante a apresentação. Veja a seguir algumas técnicas de storytelling que podem ajudar nessa tarefa:

  • Utilize a jornada do herói para apresentar o projeto como uma jornada, identificando um problema, formulando um plano e conquistando resultados.
  • Aplique o método Aristotélico, estruturando a apresentação com começo, meio e fim para facilitar o entendimento do público.
  • Adote o Golden Circle, comunicando a mensagem na ordem: why > how > what para criar identificação com o público.

Apresentando dados

Projetos corporativos envolvem uma grande quantidade de dados e métricas. É preciso saber apresentar esses números de forma interessante e significativa. Veja algumas dicas:

  • Contextualize os dados, mostrando a evolução histórica e comparativos setoriais ou com players relevantes do mercado.
  • Traduza números frios em exemplos concretos que aproximem a realidade do público.
  • Destaque visualmente variações e porcentagens importantes para chamar a atenção sobre insights.
  • Utilize diferentes visualizações como gráficos, tabelas e gauges para facilitar o entendimento.

Finalizando a preparação

Os últimos ajustes também são muito importantes para o sucesso da apresentação:

  • Mantenha contato visual com a plateia, fale alto e claro, variando o tom de voz e gesticulando para dar ênfase.
  • Faça vários ensaios simulando a apresentação para calibrar o tempo de fala e fazer ajustes nos slides.
  • Abra para perguntas e considere fazer alguma dinâmica rápida com a plateia durante a apresentação para mantê-los engajados.

Conclusão

Ao seguir as práticas e técnicas abordadas neste artigo, você estará preparado para enfrentar qualquer plateia e apresentar seu projeto de forma brilhante e convincente, garantindo o sucesso da sua apresentação.