Descubra os 6 elementos essenciais para criar uma estrutura para apresentação de projeto que seja eficaz para diferentes públicos. Apresentar um projeto de forma clara e impactante é crucial para o sucesso de qualquer iniciativa.
Neste artigo, vamos aprender os elementos-chave para garantir que suas apresentações sejam bem-sucedidas em qualquer contexto!
Qual a importância de uma boa estrutura de projeto?
Uma boa estrutura de apresentação de projeto é essencial para comunicar o progresso, resultados e próximos passos para diferentes stakeholders.
Ela pode ser adaptada para diferentes públicos e momentos de comunicação formal durante a execução de um projeto.
- Apresentar o progresso, resultados e próximos passos do projeto para stakeholders.
- Adaptar a apresentação para diferentes públicos e momentos de comunicação formal.
- Comunicar de forma eficiente os resultados do projeto.
Quais são os principais elementos de uma estrutura de projeto?
De acordo com as melhores práticas, uma estrutura de projeto deve conter 6 elementos principais, cada um desempenhando um papel crucial na transmissão das informações necessárias:
- Contextualização do problema.
- Framework e timeline.
- Resultados consolidados.
- Análises e planos de ação.
- Explicação dos resultados.
- Próximos passos e recomendações.
Contextualização do problema
- Fornecer informações relevantes sobre a empresa e seu contexto.
- Descrever a área do processo e suas atribuições.
- Apresentar o problema de forma qualitativa.
- Mostrar o impacto do problema nos objetivos do negócio.
Framework e timeline
Após contextualizar o problema, é importante apresentar em 1 slide um resumo do framework utilizado e do planejamento do projeto. Isso envolve explicar de forma simplificada o framework escolhido, suas fases e respectiva importância, destacar quanto tempo deve durar cada fase, identificar em quais fases será necessário mais engajamento dos stakeholders, apresentar de forma visual o cronograma do projeto, indicando a duração total e marcos importantes como gates de decisão, entregas de fases etc.
Além disso, descrever o output esperado, ou seja, qual será o resultado final entregue pela execução deste projeto que endereçará o problema apresentado na contextualização. Este é um elemento rápido, porém crucial, para alinhar expectativas com os stakeholders em relação à abordagem utilizada pelo time e o que pode ser esperado como entrega final.
Resultados consolidados (One-page results)
Antes de mergulhar em métricas e dados analíticos, é interessante apresentar em 1 slide os principais resultados conquistados no projeto até o momento daquela apresentação. O objetivo desse slide é resumir visualmente os grandes números, conquistas e entregas, dando uma visão consolidada rápida sobre o andamento.
Os elementos a serem incluídos são os seguintes: principais métricas e indicadores relacionados ao problema original apresentado na contextualização, comparação da situação atual com o cenário antes do início do projeto, percentual já alcançado da meta ou objetivo final do projeto, e número de ações, experimentos ou testes já realizados.
Esse slide cria um “gancho” no início da apresentação para segurar a atenção da audiência e introduzir os tópicos que serão abordados em mais detalhes posteriormente, trazendo mais significado aos dados e análises apresentadas.
Análises e planos de ação
Depois de apresentar um panorama consolidado de alto nível dos resultados, é hora de mergulhar em mais detalhes. Dois elementos devem ser abordados aqui: análises e planos de ação. Para as análises, é importante mostrar dados e insights relevantes que direcionaram as decisões e planos de ação.
Não é necessário demonstrar todas as análises realizadas, apenas as que revelam oportunidades importantes de melhoria. Além disso, é essencial utilizar gráficos autoexplicativos, intuitivos e com história por trás dos dados, e destacar os insights obtidos a partir dos dados.
Já para os planos de ação, é crucial descrever as ações que serão tomadas para resolver os problemas identificados nas análises, informando para cada ação: prazo, recursos necessários, objetivo e métrica utilizada para acompanhar seu impacto.
Projetar resultados esperados
- Definir metas claras e mensuráveis para cada ação proposta.
- Estabelecer métricas-chave para acompanhar o progresso e o impacto das ações.
- Criar um plano de monitoramento para avaliar a eficácia das estratégias implementadas.
Explicação dos resultados
Chegou a hora de apresentar com mais riqueza de detalhes os resultados obtidos com os experimentos, testes e ações realizados pelo time ao longo do projeto.
- Descrever o planejamento por trás de cada teste ou ação relevante.
- Apresentar os resultados efetivamente obtidos e compará-los com as expectativas iniciais.
- Destacar o impacto global das iniciativas concluídas e projetar o impacto futuro de ações em andamento.
Próximos passos e recomendações
Por fim, é essencial descrever os próximos passos planejados pelo time e apresentar recomendações estratégicas para continuidade e desdobramento das melhorias.
- Elaborar um plano para expandir testes e ações bem-sucedidas para outras áreas ou em maior escala.
- Identificar novas frentes de investigação ou ideias para futuros projetos.
Conclusão
Ao seguir essa estrutura, você estará preparado para inspirar engajamento, alinhamento e apoio dos stakeholders fundamentais para o sucesso de qualquer projeto.
Esta abordagem genérica e adaptável fornece uma base sólida para comunicar de forma clara e eficiente o andamento e conquistas da iniciativa para qualquer tipo de stakeholder.
