Descubra os 6 elementos essenciais para criar uma estrutura para apresentação de projeto que seja eficaz para diferentes públicos. Apresentar um projeto de forma clara e impactante é crucial para o sucesso de qualquer iniciativa.

Neste artigo, vamos aprender os elementos-chave para garantir que suas apresentações sejam bem-sucedidas em qualquer contexto!

Qual a importância de uma boa estrutura de projeto?

Uma boa estrutura de apresentação de projeto é essencial para comunicar o progresso, resultados e próximos passos para diferentes stakeholders.

Ela pode ser adaptada para diferentes públicos e momentos de comunicação formal durante a execução de um projeto.

  • Apresentar o progresso, resultados e próximos passos do projeto para stakeholders.
  • Adaptar a apresentação para diferentes públicos e momentos de comunicação formal.
  • Comunicar de forma eficiente os resultados do projeto.

Quais são os principais elementos de uma estrutura de projeto?

De acordo com as melhores práticas, uma estrutura de projeto deve conter 6 elementos principais, cada um desempenhando um papel crucial na transmissão das informações necessárias:

  • Contextualização do problema.
  • Framework e timeline.
  • Resultados consolidados.
  • Análises e planos de ação.
  • Explicação dos resultados.
  • Próximos passos e recomendações.

Contextualização do problema

  • Fornecer informações relevantes sobre a empresa e seu contexto.
  • Descrever a área do processo e suas atribuições.
  • Apresentar o problema de forma qualitativa.
  • Mostrar o impacto do problema nos objetivos do negócio.

Framework e timeline

Após contextualizar o problema, é importante apresentar em 1 slide um resumo do framework utilizado e do planejamento do projeto. Isso envolve explicar de forma simplificada o framework escolhido, suas fases e respectiva importância, destacar quanto tempo deve durar cada fase, identificar em quais fases será necessário mais engajamento dos stakeholders, apresentar de forma visual o cronograma do projeto, indicando a duração total e marcos importantes como gates de decisão, entregas de fases etc.

Além disso, descrever o output esperado, ou seja, qual será o resultado final entregue pela execução deste projeto que endereçará o problema apresentado na contextualização. Este é um elemento rápido, porém crucial, para alinhar expectativas com os stakeholders em relação à abordagem utilizada pelo time e o que pode ser esperado como entrega final.

Resultados consolidados (One-page results)

Antes de mergulhar em métricas e dados analíticos, é interessante apresentar em 1 slide os principais resultados conquistados no projeto até o momento daquela apresentação. O objetivo desse slide é resumir visualmente os grandes números, conquistas e entregas, dando uma visão consolidada rápida sobre o andamento.

Os elementos a serem incluídos são os seguintes: principais métricas e indicadores relacionados ao problema original apresentado na contextualização, comparação da situação atual com o cenário antes do início do projeto, percentual já alcançado da meta ou objetivo final do projeto, e número de ações, experimentos ou testes já realizados.

Esse slide cria um “gancho” no início da apresentação para segurar a atenção da audiência e introduzir os tópicos que serão abordados em mais detalhes posteriormente, trazendo mais significado aos dados e análises apresentadas.

Análises e planos de ação

Depois de apresentar um panorama consolidado de alto nível dos resultados, é hora de mergulhar em mais detalhes. Dois elementos devem ser abordados aqui: análises e planos de ação. Para as análises, é importante mostrar dados e insights relevantes que direcionaram as decisões e planos de ação.

Não é necessário demonstrar todas as análises realizadas, apenas as que revelam oportunidades importantes de melhoria. Além disso, é essencial utilizar gráficos autoexplicativos, intuitivos e com história por trás dos dados, e destacar os insights obtidos a partir dos dados.

Já para os planos de ação, é crucial descrever as ações que serão tomadas para resolver os problemas identificados nas análises, informando para cada ação: prazo, recursos necessários, objetivo e métrica utilizada para acompanhar seu impacto.

Projetar resultados esperados

  • Definir metas claras e mensuráveis para cada ação proposta.
  • Estabelecer métricas-chave para acompanhar o progresso e o impacto das ações.
  • Criar um plano de monitoramento para avaliar a eficácia das estratégias implementadas.

Explicação dos resultados

Chegou a hora de apresentar com mais riqueza de detalhes os resultados obtidos com os experimentos, testes e ações realizados pelo time ao longo do projeto.

  • Descrever o planejamento por trás de cada teste ou ação relevante.
  • Apresentar os resultados efetivamente obtidos e compará-los com as expectativas iniciais.
  • Destacar o impacto global das iniciativas concluídas e projetar o impacto futuro de ações em andamento.

Próximos passos e recomendações

Por fim, é essencial descrever os próximos passos planejados pelo time e apresentar recomendações estratégicas para continuidade e desdobramento das melhorias.

  • Elaborar um plano para expandir testes e ações bem-sucedidas para outras áreas ou em maior escala.
  • Identificar novas frentes de investigação ou ideias para futuros projetos.

Conclusão

Ao seguir essa estrutura, você estará preparado para inspirar engajamento, alinhamento e apoio dos stakeholders fundamentais para o sucesso de qualquer projeto.

Esta abordagem genérica e adaptável fornece uma base sólida para comunicar de forma clara e eficiente o andamento e conquistas da iniciativa para qualquer tipo de stakeholder.