O fluxograma é um processo fundamental para organizar processos mais complexos. Ele trabalha com a representação por meio de elementos geométricos, para facilitar na documentação das atividades.

As empresas que têm dificuldades de manter uma definição em seus projetos podem aproveitar as facilidades e benefícios do fluxograma. 

Apesar de existir outros instrumentos que atendam a mesma demanda, o foco deste artigo é explicar na prática como funciona o fluxograma e como fazer em seus processos.

Quer aprender como ele funciona? Então continue a leitura deste post para entender os detalhes. Boa leitura!

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é um processo que documenta atividades de trabalho. Surgido na década de 1920, com os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth.

Ao longo dos anos ele foi se expandindo e a partir das décadas de 1930 e 1940, sofreu diversas adaptações, para diferentes cenários.

O engenheiro químico Kaoru Ishikawa realizou uma das primeiras alterações de aplicação dessa ferramenta. Assim, passou a definir uma das principais formas de controle de qualidade em processos. 

Ao realizar esta nova forma, chamada de diagrama de Causa e Efeito, Ishikawa propagou suas ideias sobre melhoria contínua e obtenção da qualidade total. Esta foi uma das fontes conceituais para fluxograma que conhecemos atualmente. 

Assim, o fluxograma é um dos sistemas de organização mais conhecidos do mercado. O principal objetivo é mostrar de forma mais simples, para que todos os envolvidos dos processos entendas as informações importantes para a sua realização.

Qual é a função de um fluxograma?

Essa facilidade nas informações é o grande princípio do fluxograma. Os desenhos que ele apresenta representam cada estágio realizado. Cada um simboliza uma etapa diferente. 

Usar a ferramenta no dia a dia de seus processos causam uma gestão eficiente das atividades, avaliando cada fase para atingir os melhores resultados.

E há muitos benefícios em usar o fluxograma de processos entre suas equipes. A seguir, destacamos os três principais. 

Compreensão de qual será o impacto final das atividades

Ao criar um processo de compreensão, os fluxogramas revelam com mais precisão qual será o impacto final das atividades.

Desde o fluxograma simples até o fluxograma funcional, as ferramentas são criadas para gerar análises críticas, relatórios e também, contribui para a rotina dos colaboradores que trabalham com estas informações.

Processos padronizados

Outra vantagem do fluxograma é que ele cria um padrão das atividades dos colaboradores. Afinal, com o processo documentado, fica muito mais fácil para conferir o que deve ser feito. 

Em caso de dúvidas, basta consultar o fluxograma online para garantir que essa informação não se perca e o processo seja feito da melhor forma.

Mais oportunidades de melhorias dos processos

No fluxograma, o processo pode ser visitado com frequência. Isto possibilita uma análise crítica, que identifica falhas e quais as oportunidades para fazer melhorias.

Outra facilidade é poder manter o fluxograma sempre atualizado e otimizado para a realidade da empresa.

Os fluxogramas seguem uma lógica a partir de quando são construídos. Ao ser seguida, eça garante o bom resultado no objetivo final daquele processo.

Quais são os 3 tipos de fluxograma?

Existem três diferentes tipos de fluxograma de processo, que têm símbolos distintos, onde cada um deles carrega um significado.

A forma de apresentação influencia bastante na leitura de um processo. Por isso, entender sobre a que eles se referem contribui para que você possa usá-los corretamente.

Cada tipo de processo necessita de um fluxograma diferente para melhor apresentação de suas etapas e alcance de bons resultados. 

Quer saber mais sobre cada um destes fluxogramas? Então acompanhe os tópicos abaixo.

Linear

O fluxograma linear é um diagrama que mostra o processo em sequência, mostrando suas etapas de um fluxo.

Seu objetivo é apresentar como o processo inicia e acaba, em cada etapa realizada, funcionando como um mapa deste projeto. 

Trata-se de um dos tipos mais simples de fluxograma de uma empresa, pois mostra o passo a passo do processo.

Com esta ferramenta, você consegue identificar etapas que não são necessárias e, assim, descartá-las de seu projeto.

Ele também contribui para mostrar quais os melhores momentos de tomada de decisão, evitando que seja feito em etapas inadequadas. 

Mas nem sempre um fluxograma é realizado de maneira linear. Outros tipos são importantes para melhor visualização de outros processos.

Funcional

O fluxograma funcional também apresenta o início, meio e fim de um processo, mas geralmente usado para esboços mais complexos, que podem envolver mais etapas de uma mesma área. 

O objetivo é deixar tudo mais claro, com informações sobre quem é responsável por cada atividade daquele processo.

É bastante comum neste tipo de fluxograma o uso de elementos gráficos conhecidos como raias, que lembram contêineres, para representar todas as atividades, decisões e outras funções que cabem aos envolvidos nos processos.

Por isso, cada raia representa um determinado departamento, papel ou pessoa e quais serão os principais elementos do fluxograma para que sejam aplicados em uma organização. 

Portanto, entenda o passo a passo e como fazer o fluxograma funcional contribui para o contexto da modelagem de processos de negócio e organizar as informações dele.

Vertical

Por fim, o fluxograma vertical é, como diz o nome, um diagrama na posição vertical que indica os símbolos referentes ao processo.

Quando uma tarefa precisa de mais detalhes e informações, o fluxograma do tipo vertical é o mais indicado para isso. 

Nesta versão da ferramenta, existe uma combinação da representação gráfica mais simples, do fluxograma linear, com a complexidade do fluxograma funcional.

Assim, os elementos repassam informações textuais e quantitativas que permitem uma melhor e mais detalhada análise para refletir sobre boas oportunidades no negócio.

Também chamado de o diagrama de processo, o fluxograma vertical consegue organizar todas as atividades em sequência.

Modelos de Fluxogramas

No universo da gestão de processos, os fluxogramas são ferramentas indispensáveis para visualizar etapas de trabalho, fluxos de dados e a interação entre diferentes componentes de um sistema. Embora os tipos lineares, funcionais e verticais sejam amplamente reconhecidos e utilizados, existe vários modelos de fluxograma e cada um adaptado para atender a necessidades específicas e fornecer insights únicos sobre processos complexos. Vamos explorar alguns desses tipos menos convencionais de fluxogramas, ampliando nossa compreensão sobre como representar e analisar processos de maneira eficaz.

Fluxograma de Dados (Data Flow Diagram – DFD): Esses fluxogramas são cruciais para entender como os dados movem-se através de sistemas, especialmente em projetos de software e sistemas de informação. Ao invés de focar nas etapas operacionais, os DFDs mapeiam o fluxo, entrada, processamento e saída de dados, facilitando a identificação de redundâncias ou ineficiências no manejo de informações.

Fluxograma de Controle (Control Flow Diagram): Utilizado principalmente em programação e engenharia de software, esse tipo de fluxograma destaca a ordem em que as operações ou instruções são executadas e controladas. Eles são fundamentais para o desenvolvimento de algoritmos e a análise de lógica de programação, oferecendo uma visão clara da sequência de execução e das condições de controle.

Fluxograma de Processo Cruzado (Swimlane Diagram): Este tipo divide o fluxograma em faixas ou “pistas de natação” (swimlanes), cada uma representando um departamento, entidade ou processo diferente. Ao atribuir tarefas a lanes específicos, é possível visualizar claramente a interação entre diferentes funções e responsabilidades, promovendo uma compreensão abrangente dos processos organizacionais.

Mapa de Processos de Negócios (Business Process Mapping): Embora possa ser considerado uma categoria mais ampla que inclui diferentes tipos de fluxogramas, o mapeamento de processos de negócios foca em detalhar os processos internos de uma organização. Isso inclui a documentação de tarefas, fluxos de trabalho, e a interação entre processos, visando a otimização e eficiência operacional.

Fluxograma de Programação (Programming Flowchart): Específico para o desenvolvimento de software, este tipo de fluxograma detalha a lógica por trás de um programa ou algoritmo, mostrando cada passo de processamento, decisões lógicas, loops e fluxos de dados. Eles são uma ferramenta essencial para programadores na fase de planejamento e depuração de código.

Fluxograma de SIPOC (Suppliers-Inputs-Process-Outputs-Customers): Uma ferramenta utilizada na gestão da qualidade e no Lean Management, o fluxograma SIPOC resume os elementos críticos de um processo empresarial em cinco componentes principais: fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes. É particularmente útil nas fases iniciais de análise de processos, ajudando a identificar elementos chave e áreas de melhoria.

Cada um desses tipos de fluxogramas oferece perspectivas distintas e valorosas sobre como os processos funcionam, onde podem ser aprimorados e como as informações fluem dentro de um sistema ou projeto. Ao escolher o tipo mais adequado de fluxograma para uma tarefa específica, gestores e desenvolvedores podem melhorar significativamente a eficiência, a clareza e a eficácia da análise e comunicação de processos.

Quais são os benefícios de fazer um fluxograma?

E que benefícios eu terei ao escolher o fluxograma? Vantagens não faltam para usar essa ferramenta em seus projetos.

Por isso, separamos abaixo 7 dos principais ganhos que sua equipe terá ao adotar a ferramenta para as atividades da empresa.

Veja quais são eles!

Informações mais claras

A representação gráfica que o fluxograma proporciona mais facilidade nas informações. A ferramenta apresenta vários progressos e as suas sequências, em um só local.

Assim, fica bem mais fácil entender qual o fluxo de trabalho e as etapas necessárias para que o processo tenha um melhor progresso.

Mais eficiência

Os processos se tornam mais eficientes com o uso dos fluxogramas. A ferramenta elabora uma lista de cada passo necessário para que o processo seja feito.

Portanto, um designer que precisa remover passos desnecessários num processo tem o trabalho facilitado ao consultar o fluxograma. 

Além de reconhecer os erros, a complexidade do processo torna o trabalho mais fácil.

Problemas resolvidos

A solução de problemas fica mais simples com os fluxogramas, porque demonstra qual o método necessário para isso. 

Todos os passos necessários para a solução de diferentes questões são mostrados em um fluxograma.

Assim, você não desperdiça tempo e recursos para encontrar onde pode resolver os problemas dos processos.

Comunicação mais rápida

A comunicação entre as equipes também é beneficiada com os fluxogramas. Eles são capazes de substituir reuniões, ao mostrar as etapas dos processos de forma mais simples.

O método visual é mais fácil de compreender para que o trabalho em equipe seja feito.

Coordenação Efetiva

Os gerentes de projeto usam um fluxograma para sequenciar os eventos e reduzir o potencial de sobrecarga de sua equipe. Isso contribui para que passos desnecessários sejam eliminados, aumentando a eficiência do processo.

Melhor análise

A análise dos processos ganha mais eficiência com o fluxograma, tornando essa atividade mais efetiva. Cada tipo de ação é mostrada com clareza na ferramenta.

Um fluxograma inclui símbolos que mostram o tipo de informações armazenadas, de maneira facilitada.

Documentação

Por fim, o fluxograma online contribui para uma boa documentação sem papel. Esta ação é necessária para diversos propósitos, tornando todo o processo mais eficiente e completo.     

Como se fazer um fluxograma?

Entender como fazer um fluxograma é uma habilidade muito importante para a gestão de processos nas empresas. 

Mas criar um fluxograma a partir do zero não é difícil. Algumas etapas devem ser seguidas para a criação desta ferramenta que contribui para o processo de suas equipes.

Veja abaixo um passo a passo para criar um fluxograma eficiente para os seus processos!

Confira um trecho da nossa aula sobre fluxograma:

Passo a passo

• Primeiro, liste as atividades do processo;
• Entenda quais serão as fases;
• Reflita sobre cada atividade;
• Escolha uma ferramenta para o seu fluxograma, que pode ser o Canva, PowerPoint, Work ou mesmo o papel e caneta;
• Monte o fluxograma de processo;
• Agora é o momento de montar o fluxograma;
• Para isso, selecione o ícone que corresponde cada atividade;
• Inclua eventos de início e fim;
• Mantenha os ícones com um mesmo tamanho;
• É importante diferenciar cada tipo de símbolo com uma cor específica evidenciando que se tratam de ações diferentes;
• Revise bem o seu fluxograma;
• Agora é só compartilhar com os envolvidos no processo.

Símbolos

Existem inúmeros símbolos que você pode usar para montar um fluxograma. Eles são importantes para representar cada tipo de atividade no processo.

Os símbolos são divididos em 4 categorias, que são:

• Dados;
• Processos;
• Linhas;
• Especiais. 

Os diferentes símbolos de fluxograma têm significados distintos. Os principais são:

• Terminator: representa o ponto inicial ou final de um fluxo;
• Decisão: representado por um diamante;
• Referência na página: contém uma letra ou um número que indica a continuidade do fluxo;
• Referência fora da página: letra que indica que fluxo continua em outra página;
• ISO: representa um documento ou uma lista;
• Dados: identifica as informações que entram ou saem do sistema;  
• Atraso ou gargalo: identifica um atraso no fluxo;
• Seta de fluxo: Linhas que indicam a ordem e a direção de um fluxo.  

Como diferenciar entre um fluxograma vertical e um horizontal?

Um fluxograma vertical é organizado de cima para baixo, destacando a sequência de processos passo a passo em uma ordem vertical, ideal para representar hierarquias ou processos sequenciais. Já o fluxograma horizontal é disposto da esquerda para a direita, usado frequentemente para detalhar fluxos de trabalho entre diferentes departamentos ou etapas que ocorrem paralelamente. Ambos visam a clareza na visualização de processos, mas escolher entre um fluxograma vertical ou horizontal depende da natureza do processo e da preferência de visualização.

Quais são as limitações do uso de fluxogramas em projetos complexos?

Fluxogramas podem se tornar complexos e difíceis de seguir em projetos com muitos processos interconectados, variáveis e exceções. Eles podem não capturar a profundidade de detalhes necessários para processos intrincados, resultando em uma visão simplificada que pode omitir nuances importantes. Além disso, a manutenção de fluxogramas atualizados em projetos dinâmicos pode ser desafiadora, tornando-os menos úteis como ferramenta de gestão de projetos em tempo real.

Como a escolha de símbolos afeta a eficácia de um fluxograma?

A escolha de símbolos em um fluxograma é crucial para sua eficácia. Símbolos padronizados, como retângulos para etapas do processo, losangos para decisões e cilindros para bases de dados, ajudam a comunicar rapidamente a natureza das ações ou decisões a serem tomadas. Uma escolha clara e consistente de símbolos garante que o fluxograma seja facilmente compreendido por todos os envolvidos, reduzindo ambiguidades e melhorando a comunicação e a eficiência do processo.

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Conclusão

Diante de tudo que foi possível absorver até aqui, deu para compreender a importância do fluxograma e como este elemento gráfico pode ser aplicada em diferentes elementos que facilitam a interação com o usuário.

Porém, você vai precisar entender qual o melhor caminho para atender o projeto em que está trabalhando, buscando agregar agilidade e organização com sua programação ao longo do desenvolvimento do seu trabalho.

Agora você já sabe o que precisa para começar a fazer isso!