Gerenciamento de projetos: execução, monitoramento e controle

Descubra como as fases de execução, monitoramento e controle são fundamentais para o gerenciamento de projetos, de acordo com as boas práticas do PMBoK!

Quais são as fases de execução de um projeto?

Durante a fase de execução no gerenciamento de projetos, é essencial que todas as etapas planejadas sejam efetivamente colocadas em prática. Neste momento, a equipe deve estar plenamente engajada e alinhada com o escopo, cronograma e orçamento estabelecidos.

• Mobilização da equipe e início das atividades.
• Execução das tarefas conforme o cronograma.
• Produção das entregas definidas no escopo.
• Utilização dos recursos orçados.
• Gerenciamento das aquisições planejadas.
• Gestão das relações com stakeholders.
• Tomada de decisões e resolução de problemas.

Como funciona a fase de execução no gerenciamento de projetos?

Durante a execução do projeto, alguns processos são cruciais para garantir o sucesso do empreendimento. O gerente de projetos desempenha um papel fundamental na liderança da equipe e na resolução de desafios que possam surgir.

• Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto.
• Gerenciar conhecimento do projeto.
• Gerenciar a equipe do projeto.
• Gerenciar as comunicações.
• Conduzir aquisições.

Como monitorar e controlar o projeto?

O monitoramento e controle do projeto são processos que ocorrem em paralelo com a execução, visando acompanhar o progresso, identificar variações em relação ao planejado e tomar ações corretivas quando necessário. Além disso, é essencial monitorar os riscos e implementar respostas apropriadas.

• Acompanhar o progresso e identificar variações.
• Analisar o desempenho e avaliar tendências.
• Tomar ações corretivas quando necessário.
• Monitorar riscos e implementar respostas adequadas.

Neste processo, é essencial coletar dados de desempenho das atividades, analisar o progresso e prever tendências. Além disso, é importante identificar mudanças necessárias.

• Coletar dados de desempenho das atividades do projeto.
• Analisar o progresso e prever tendências.
• Identificar mudanças necessárias para o sucesso do projeto.

Como realizar o controle integrado de mudanças?

Este processo envolve a revisão, análise e aprovação/rejeição de solicitações de mudança, gerenciando-as de forma integrada aos planos de gerenciamento.

• Revisar e analisar solicitações de mudança.
• Gerenciar mudanças de forma integrada aos planos de gerenciamento.
• Aprovar ou rejeitar solicitações de mudança.

Como validar e controlar o escopo?

A validação do escopo envolve formalizar a aceitação das entregas concluídas e controlar para que alterações sejam gerenciadas através do processo de controle de mudanças.

• Formalizar a aceitação das entregas concluídas.
• Controlar alterações através do processo de controle de mudanças.
• Garantir que o escopo do projeto seja validado de acordo com as necessidades do cliente.

Como controlar o cronograma?

Este processo visa determinar o status atual do cronograma, influenciar fatores que criam mudanças e recomendar ações corretivas.

• Determinar o status atual do cronograma.
• Influenciar fatores que criam mudanças no cronograma.
• Recomendar ações corretivas para manter o cronograma do projeto.

Como controlar os custos?

Monitorar o status no gerenciamento de projetos é importante para atualizar os custos e gerenciar mudanças aos orçamentos.

• Monitorar o status do projeto em relação aos custos.
• Atualizar os custos conforme necessário.
• Gerenciar mudanças nos orçamentos do projeto.

Como controlar a qualidade?

Neste processo, é fundamental monitorar resultados específicos do projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade relevantes, identificando formas de eliminar causas de desempenho insatisfatório.

• Monitorar resultados específicos do projeto.
• Identificar desvios em relação aos padrões de qualidade.
• Eliminar causas de desempenho insatisfatório.

Como controlar os recursos?

Garantir que os recursos assignados sejam utilizados de forma mais efetiva possível no projeto.

• Garantir a utilização efetiva dos recursos no projeto.
• Alocar recursos de acordo com as necessidades do projeto.
• Evitar desperdícios de recursos.

Como monitorar os riscos?

Continuar o processo de identificar, analisar, planejar respostas e controlar riscos do projeto ao longo do ciclo de vida.

• Identificar e analisar riscos potenciais.
• Planejar respostas para os riscos identificados.
• Controlar os riscos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Como controlar as aquisições?

Gerenciar relacionamentos com fornecedores, monitorando desempenho e fazendo mudanças e correções conforme necessário.

• Gerenciar relacionamentos com fornecedores.
• Monitorar o desempenho dos fornecedores.
• Realizar mudanças e correções quando necessário.

Como monitorar engajamento das partes interessadas?

Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades/expectativas, abordando questões conforme elas ocorrem.

• Comunicar de forma eficaz com as partes interessadas.
• Atender às necessidades e expectativas das partes interessadas.
• Abordar questões conforme elas ocorrem para manter o engajamento das partes interessadas.

Como monitorar a frequência do monitoramento?

Uma questão importante é com qual frequência esse monitoramento e controle devem ser realizados. Algumas diretrizes são:

• Reuniões frequentes para identificar e corrigir problemas e desvios rapidamente.
• Evitar reuniões muito frequentes que possam impactar o andamento do trabalho.
• Avaliar o contexto do projeto para definir a frequência apropriada de monitoramento.
• A frequência de monitoramento pode variar de acordo com a duração e complexidade do projeto.

Como fazer o planejamento e frequência de monitoramento?

Para garantir um bom gerenciamento de projetos, é essencial estabelecer um plano de comunicações que documente a frequência definida para as atividades de monitoramento e controle. Este plano deve ser flexível para permitir ajustes à medida que o projeto avança.

• Definir um plano de comunicações que documente a frequência das atividades de monitoramento e controle.
• Manter flexibilidade para ajustar a frequência de monitoramento conforme necessário.
• Assegurar que o plano de comunicações esteja alinhado com as necessidades do projeto.

Qual a relação entre monitoramento e controle de mudanças?

O monitoramento e controle estão intimamente ligados ao processo de controle integrado de mudanças. Durante o progresso do projeto, o gerente de projetos pode identificar a necessidade de ajustes ou correções, que devem ser submetidos ao processo formal de controle integrado.

• Identificar a relação entre monitoramento e controle de mudanças.
• Estar ciente do processo formal de controle integrado de mudanças.
• Compreender a importância de submeter ajustes e correções ao processo formal de controle integrado.

Como fazer o encerramento do projeto?

Ao concluir as entregas previstas, inicia-se o processo de encerramento do projeto. Este processo envolve a confirmação de que os objetivos foram atendidos, a transferência das entregas, a finalização de aquisições, a liberação de recursos e a realização de lições aprendidas.

• Entender o processo de encerramento do projeto.
• Confirmar que os objetivos foram atendidos para a satisfação do cliente e stakeholders.
• Realizar lições aprendidas para documentar experiências e melhorar processos futuros.

Conclusão

A execução bem-sucedida de um projeto depende do planejamento prévio e de um monitoramento e controle consistentes. Identificar e responder rapidamente a problemas, mudanças e riscos é essencial para manter o projeto nos trilhos em direção ao sucesso.