Descubra todos os passos necessários para iniciar um projeto de Lean Six Sigma com sucesso, desde a abordagem comercial até a definição do cronograma e gerenciamento do projeto. Este guia completo irá fornecer a você uma compreensão aprofundada das etapas e técnicas essenciais para aplicar a metodologia Lean Six Sigma em sua empresa.

Conseguindo um projeto em uma empresa

A primeira etapa para iniciar um projeto de Lean Six Sigma é conseguir uma empresa para aplicá-lo. Isso envolve algumas etapas:

  • Abordagem comercial com o tomador de decisão ou dono da empresa
  • Explicar o processo de Lean Six Sigma para o gestor
  • Passar confiança sobre a execução do projeto e seus benefícios
  • Entender o contexto da empresa e seus problemas

Explicando o processo de Lean Six Sigma

O Lean Six Sigma é uma metodologia poderosa de melhoria de processos, que envolve as seguintes fases:

  • Definir: mapear o processo e entender detalhadamente o problema
  • Medir: coletar dados relevantes para entender as variáveis chave do processo
  • Analisar: identificar as causas raízes do problema a partir dos dados coletados
  • Melhorar: implementar soluções criativas para eliminar defeitos e melhorar o desempenho

Metodologia de Melhoria de Processos

A metodologia de melhoria de processos é composta por diversas etapas que visam identificar e solucionar problemas nas operações de uma empresa.

  • Identificação e análise dos processos atuais da empresa
  • Desenvolvimento de um plano de ação para aprimoramento
  • Implementação das melhorias propostas
  • Monitoramento constante para assegurar a sustentação dos ganhos

Realizando o Voice of Customer (VOC)

O Voice of Customer (VOC) é uma técnica utilizada para compreender as principais preocupações e desafios enfrentados pelos gestores de uma empresa.

  • Identificação das dores e preocupações do gestor
  • Foco em problemas relacionados à qualidade, custos, prazos, layout e eficiência
  • Identificação da área com maior potencial de melhoria
  • Rápida geração de resultados positivos para o negócio

Priorizando oportunidades de projeto

Além do VOC, existem outras fontes para identificar oportunidades de melhoria e priorizar projetos que tragam benefícios significativos para a empresa.

  • Utilização do planejamento estratégico da empresa como fonte de oportunidades
  • Análise de indicadores e métricas para identificar áreas de melhoria
  • Identificação de melhorias óbvias e simples (low hanging fruits)
  • Consideração do custo da baixa qualidade como oportunidade de projeto

Analisando riscos do projeto

Após a seleção do projeto, é crucial mapear e analisar os principais riscos que podem impactar sua execução e resultados.

  • Mapeamento dos riscos em termos de escopo, tempo, custo e qualidade
  • Estimativa da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco
  • Implementação de ações preventivas para diminuir a probabilidade de ocorrência
  • Definição de ações de contingência para minimizar o impacto caso os riscos se realizem

Elaborando o termo de abertura

O termo de abertura formaliza o início do projeto Lean Six Sigma. Ele deve conter:

  • Título do projeto
  • Objetivo claro e específico
  • Descrição detalhada do problema abordando: onde ocorre, sua magnitude e impacto financeiro
  • Métricas operacionais e financeiras
  • Partes interessadas
  • Premissas e restrições
  • Necessidade de assinatura por todos os envolvidos no projeto, representando um compromisso com os resultados esperados

Definindo o cronograma e gerenciamento do projeto

Há duas abordagens possíveis para gerenciar o projeto:

  • Abordagem cascata: planejamento prévio em um cronograma detalhado
  • Abordagem Scrum: divisão do projeto em ciclos (sprints) com revisão e replanejamento constantes
  • Necessidade essencial de uma ferramenta de gestão, como um cronograma detalhado ou um quadro Scrum (Scrum Board) para acompanhar o andamento do projeto
  • Softwares como Trello e Jira são ótimos para montar um Scrum Board de forma rápida e prática

Entendendo aprofundadamente o problema

Antes de pensar em soluções, é preciso mapear o processo e entender profundamente a raiz do problema, através de ferramentas como:

  • Fluxograma do processo
  • Identificação das entradas e saídas
  • Levantamento das variáveis-chave (X’s)
  • Descrição detalhada do problema
  • Foco inicial no problema, não na solução
  • Ênfase na compreensão das variáveis envolvidas para facilitar a medição dos dados certos e descobrir as causas raízes dos defeitos

Conclusão

Ao seguir as etapas apresentadas neste guia, você estará preparado para iniciar um projeto de Lean Six Sigma de forma eficaz e estruturada, maximizando as chances de sucesso. Ao compreender a importância de cada fase, desde a abordagem inicial até a análise de riscos e definição do cronograma, você estará pronto para conduzir um projeto que trará melhorias significativas para a empresa.