Iniciando um Projeto de Lean Six Sigma: Guia Completo

Descubra os passos essenciais para iniciar com sucesso um projeto de Lean Six Sigma, desde a abordagem comercial até a compreensão aprofundada do problema a ser resolvido.

Conseguindo um projeto em uma empresa

A primeira etapa para iniciar um projeto de Lean Six Sigma é conseguir uma empresa para aplicá-lo. Isso envolve algumas etapas:

• Abordagem comercial com o tomador de decisão ou dono da empresa
• Explicar que é um projeto de treinamento, conduzido por um profissional em treinamento e gratuito para a empresa
• Transmitir confiança, apresentando a experiência da consultoria e casos de sucesso
• Minimizar riscos, garantindo que o projeto não atrapalhará as operações da empresa

Explicando o processo de Lean Six Sigma

Após conseguir a autorização da empresa, é preciso explicar como funciona um projeto de Lean Six Sigma:

• Detalhar as etapas do DMAIC: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar
• Apresentar o time envolvido, com o profissional em treinamento e consultores experientes
• Definir o escopo do projeto e a duração estimada

Entendendo a dor do cliente (VOC)

Após alinhar as expectativas sobre o projeto, o próximo passo é entender a dor do cliente (VOC):

• Realizar pesquisa e análise para compreender as necessidades e expectativas dos clientes
• Identificar os pontos de dor e as principais demandas dos clientes
• Utilizar técnicas como entrevistas, questionários e análise de dados para captar a voz do cliente

Identificando o principal problema da empresa

A identificação do principal problema ou dor da empresa é crucial para direcionar os esforços de melhoria. O Voice of Customer (VOC) é uma ferramenta valiosa para esse fim, e pode ser obtido por meio de entrevistas com gestores e donos de empresas, aprofundando-se nas preocupações e oportunidades de melhoria.

• Realização de entrevistas aprofundadas com gestores para compreender suas principais preocupações e oportunidades de melhoria
• Mapeamento dos problemas mencionados pelo gestor, categorizando-os por áreas como qualidade, custo, prazo, segurança, layout e capacidade produtiva

Priorizando oportunidades de projeto

Após a identificação das dores da empresa, é essencial priorizar as oportunidades de projeto. Isso pode ser feito por meio de uma matriz de priorização, considerando fontes de ideias como o VOC, planejamento estratégico, indicadores e problemas visíveis nas operações. Além disso, critérios relevantes, como impacto financeiro, custo de implementação, tempo para resultados, riscos envolvidos e alinhamento estratégico, devem ser considerados na seleção da oportunidade de projeto mais vantajosa.

• Listagem de todas as possíveis oportunidades de projeto e sua priorização por meio de uma matriz de priorização
• Consideração de fontes de ideias como o VOC, planejamento estratégico, indicadores e problemas visíveis nas operações
• Avaliação dos critérios relevantes, como impacto financeiro, custo de implementação, tempo para resultados, riscos envolvidos e alinhamento estratégico

Analisando riscos

Antes de dar início a um projeto, é essencial analisar os riscos que podem impactá-lo. Isso envolve a identificação e listagem dos riscos, a estimativa de sua probabilidade e impacto no projeto, e a definição de ações preventivas e planos de contingência para os riscos mais críticos. Essa análise aumenta as chances de sucesso do projeto e minimiza surpresas desagradáveis durante a execução.

• Identificação e listagem dos riscos que podem impactar o projeto
• Estimativa da probabilidade e impacto de cada risco no projeto
• Definição de ações preventivas e planos de contingência para os riscos mais críticos

Elaborando o termo de abertura

O termo de abertura formaliza o início do projeto e é essencial para garantir a clareza e o alinhamento de todos os envolvidos. Nele, devem constar o título e objetivo do projeto, a descrição detalhada do problema a ser resolvido, sua magnitude e impacto financeiro, além da definição de métricas para acompanhar a resolução do problema.

• Definição do título e objetivo do projeto de forma SMART
• Descrição detalhada do problema a ser resolvido, incluindo sua magnitude e impacto financeiro
• Estabelecimento de métricas para acompanhar a resolução do problema

O Termo de Abertura e sua Importância

O termo de abertura alinha todas as partes interessadas em relação aos detalhes e expectativas sobre o projeto.

• Identificar e listar todos os envolvidos no projeto
• Registrar as premissas e restrições assumidas como verdadeiras e limitações existentes
• Alinhar as partes interessadas em relação aos detalhes e expectativas sobre o projeto

Gerenciando o Projeto de Forma Eficiente

Há duas abordagens possíveis para gerenciar o projeto: Cascata e Scrum. Em ambos os casos, é preciso estabelecer milestones, entregáveis e acompanhar o progresso em relação ao planejado. As ferramentas como Trello e Jira apoiam esse gerenciamento.

• Planejar todas as fases previamente em um cronograma fixo (Cascata)
• Planejar iterativamente por meio de sprints, priorizando o backlog (Scrum)
• Estabelecer milestones e entregáveis
• Acompanhar o progresso em relação ao planejado
• Utilizar ferramentas como Trello e Jira para apoiar o gerenciamento do projeto

Entendendo Profundamente o Problema

Antes de pensar em soluções, é preciso mapear detalhadamente o processo e entender as raízes do problema.

• Diagramar como o processo funciona, suas etapas, entradas e saídas
• Identificar as variáveis-chave que podem estar contribuindo para a ocorrência do problema
• Medir o desempenho atual do processo nos fatores críticos
• Testar quais variáveis realmente estão relacionadas ao problema e devem ser investigadas mais a fundo

Próximos Passos na Fase de Definição

Concluindo a fase de Definição, o projeto está pronto para seguir para a etapa de Medição.

• Confirmar o entendimento do problema com os envolvidos
• Detalhar o plano de coleta e análise de dados
• Definir a população e amostra de dados
• Selecionar ferramentas de análise e métodos estatísticos

Conclusão

Ao executar de forma eficaz as etapas iniciais de um projeto de Lean Six Sigma, aumentam-se consideravelmente as chances de sucesso e a entrega de resultados concretos para o negócio.